Chaque outil, et ce qu'il ne fait pas

Diagnostiquer

Bilan de santé du classeur

Déposez un classeur : en quelques secondes, ce qui l'alourdit, ce qui le fragilise et ce qu'il laisse fuir. Chaque problème a sa correction, et le fichier corrigé est relu avant d'être proposé.

• Le poids du fichier, partie par partie : feuilles, styles, images, caches de tableaux croisés.
• La vraie fin des données de chaque onglet, et les lignes fantômes au-delà.
• Les styles en double, les mises en forme conditionnelles recopiées, les noms définis cassés, les liens vers d'autres classeurs.
• Les erreurs de formules, les onglets, lignes et colonnes masqués, l'auteur et les commentaires.
• Le fichier corrigé est relu et comparé à l'original, cellule par cellule, avant d'être proposé.

Ce que ça ne fait pas : Les classeurs au format Excel 2007 et suivants (.xlsx, .xlsm). Un ancien .xls n'est pas lu ; un classeur protégé par mot de passe l'est, une fois le mot de passe tapé, et un classeur dont seuls les onglets sont protégés l'est directement.

Nettoyer avant envoi

Un classeur emporte avec lui le nom de son auteur, le chemin du dossier où il a été enregistré, ses commentaires, ses onglets masqués. Voyez ce qu'il contient, choisissez ce qui part, et envoyez un fichier propre.

• L'auteur, le dernier modificateur, la société, le chemin du dossier d'enregistrement et les propriétés personnalisées.
• Les commentaires et les notes, avec le nom de leurs auteurs.
• Les onglets masqués, supprimés s'ils ne servent à rien d'autre ; les formules qui les lisaient passent en valeurs.
• Les lignes et colonnes masquées, affichées pour que vous voyiez ce que vous envoyez.
• Les macros, retirées : le classeur devient un .xlsx ordinaire.

Ce que ça ne fait pas : Un onglet masqué qui sert de liste à une liste déroulante, de source à un graphique ou à un tableau croisé est gardé, et l'écran dit pourquoi. Les lignes et colonnes masquées sont affichées, pas supprimées : les supprimer décalerait les références du classeur.

Inspecter un classeur

Un onglet masqué avec les marges, le nom de l'auteur dans les propriétés, un commentaire oublié, un lien vers le disque d'un collègue : tout part avec le fichier. On en fait la liste avant l'envoi, sans rien modifier.

• Les onglets masqués et très masqués (invisibles même depuis le menu d'Excel), les lignes et colonnes cachées.
• Les propriétés du document : auteur, dernier modificateur, société, dates.
• Les commentaires et notes, les noms définis, les connexions de données et les macros.
• Les classeurs visés par des liens externes, avec leur chemin complet.

Ce que ça ne fait pas : L'inspection lit et ne change rien. Pour retirer ce qu'elle trouve, le nettoyage avant envoi fait le travail en un clic.

Audit des formules

Au milieu d'une colonne de totaux, une cellule où quelqu'un a tapé 999 à la place de la formule. Ailleurs, une formule qui multiplie par 1,2 quand ses voisines ne le font pas. On relit toutes les formules du classeur et on liste ce qui détonne, cellule par cellule.

• Les formules qui renvoient une erreur (#N/A, #REF!, #DIV/0!, #VALEUR!), avec leur formule.
• Les valeurs en dur au milieu d'une colonne de formules, et les formules qui diffèrent de leurs deux voisines.
• Les références circulaires directes, les formules qui lisent un autre classeur, les fonctions volatiles (INDIRECT, DECALER, MAINTENANT) qui ralentissent le fichier.
• Un rapport en classeur : chaque constat avec son onglet, sa cellule et sa formule.

Ce que ça ne fait pas : Les formules sont lues, pas recalculées : l'audit signale ce qui mérite un regard, il ne dit pas qu'un résultat est faux. Une référence circulaire qui passe par plusieurs cellules n'est pas suivie.

Carte des dépendances

On hérite d'un classeur de vingt onglets, on veut en supprimer un, déplacer un fichier sur le réseau, comprendre d'où vient un total. Avant, il faut savoir qui lit quoi : la carte le montre, onglet par onglet, sans ouvrir une seule formule.

• Un schéma des onglets par étages : les saisies à gauche, les calculs au milieu, les synthèses à droite, avec le nombre de formules de chaque lien.
• Les classeurs extérieurs appelés, le fichier visé et un exemple de formule pour chacun.
• Les noms définis : ce qu'ils désignent, et les onglets qui les emploient ; ceux qu'aucune formule n'emploie sont signalés.
• Les onglets masqués apparaissent aussi, en pointillés : ce sont souvent eux qui cachent les calculs.
• La carte s'enregistre en classeur, pour la documentation du fichier.

Ce que ça ne fait pas : Seules les formules des cellules sont lues. Une référence construite par INDIRECT, écrite dans une macro, une validation de données ou un graphique n'apparaît pas sur la carte.

Comprendre une requête Power Query

Une requête Power Query va chercher des données ailleurs et les transforme par une suite d'étapes, dans un langage (le M) que peu de gens lisent. On dépose le classeur, ou on colle le code M, et chaque étape est dite en une phrase, dans l'ordre.

• La source, en clair : le fichier, le dossier, le site ou la base d'où la requête tire ses données.
• Les étapes numérotées : garder certaines lignes, retirer des colonnes, regrouper, fusionner avec une autre requête, chacune en une phrase.
• Les pièges à connaître : une source qui s'actualise seule, des identifiants gardés poste par poste, des données qui datent de la dernière actualisation.
• Deux entrées : déposer le classeur, l'outil liste alors ses requêtes ; ou coller le code M d'une requête (Éditeur avancé d'Excel).
• Rien ne part : le classeur est lu dans l'onglet, comme partout sur Klargrid.

Ce que ça ne fait pas : L'outil explique une requête, il ne l'exécute pas et ne la modifie pas. Une transformation rare, écrite à la main dans le code M, reçoit une phrase générique avec le nom de la fonction.

Voir ce que fait une macro

Un classeur à macros peut lancer un programme, télécharger un fichier ou écrire sur le disque, dès l'ouverture. Avant d'activer les macros, on lit ce qu'elles font : l'outil ouvre le projet VBA et explique chaque procédure : où elle écrit, sur quoi elle boucle, ce qu'elle supprime, et ce qu'elle fait taire.

• Ce qui démarre tout seul : les procédures Workbook_Open, Auto_Open… qui s'exécutent à l'ouverture ou à la fermeture.
• Les appels réseau : téléchargements, requêtes HTTP, connexions à Internet.
• L'exécution de programmes : Shell, WScript.Shell, commandes système.
• Le système de fichiers : lecture, écriture et suppression de fichiers.
• Ce que chaque procédure fait, en une phrase puis étape par étape ; et le code de chaque module se déplie, pour le lire en entier.

Ce que ça ne fait pas : L'outil lit le code source des macros, il ne l'exécute pas et ne le retire pas ; pour retirer les macros, passez par Nettoyer un classeur. Chaque procédure est décrite pour elle-même : si l'une en appelle une autre, la suite n'est pas dépliée.

Expliquer un tableau croisé

On hérite d'un classeur avec un tableau croisé, on veut savoir d'où il tire ses chiffres et ce qu'il calcule, sans cliquer partout dans Excel. L'outil lit sa définition et la met en phrases.

• La source : la feuille et la plage, ou le tableau, d'où les données viennent.
• Les champs en lignes et en colonnes, et les filtres appliqués.
• Les valeurs et leur calcul : somme, moyenne, nombre, et les pourcentages du total.
• Chaque tableau croisé du classeur, sur son onglet et sa cellule.
• Rien n'est envoyé ni recalculé : on lit la définition, telle qu'Excel l'a enregistrée.

Ce que ça ne fait pas : L'outil lit ce qu'un tableau croisé est réglé pour faire, il ne l'exécute pas et n'affiche pas ses résultats chiffrés. Un champ calculé écrit à la main est nommé, sans être détaillé.

Audit des connexions d'un dossier

Avant de partager ou d'archiver un lot de classeurs, on veut savoir lesquels vont chercher des données ailleurs, et où. Déposez-les tous : l'outil liste chaque sortie de données, fichier par fichier, sans rien modifier.

• Power Query : les sources réelles, lues dans le code M, avec leur adresse.
• Les connexions de données héritées (web, base, ODBC) restées dans le classeur.
• Les liens vers d'autres classeurs.
• Une colonne dit si la donnée quitte la machine (source distante) ou reste un fichier local.
• Rien n'est modifié : c'est un état des lieux. Le rapport se télécharge en .xlsx ; rien n'est envoyé.

Ce que ça ne fait pas : L'outil recense les connexions, il ne les retire pas ; pour nettoyer un classeur avant de le partager, voyez Retirer les connexions avant de partager.

Réparer et alléger

Alléger un classeur

Un classeur grossit sans qu'on y ajoute de données : une mise en forme appliquée à des colonnes entières, des milliers de styles copiés d'un fichier à l'autre, des règles de mise en forme recopiées à chaque collage. On retire ce poids-là, et rien d'autre.

• Les lignes et colonnes fantômes au-delà de la vraie fin des données.
• Les formats de cellule en double et les styles nommés inutilisés, qui mènent au message « Trop de formats de cellules différents ».
• Les règles de mise en forme conditionnelle recopiées, regroupées en une seule.
• Les copies de données des tableaux croisés, les images que plus rien n'affiche, les noms définis cassés.
• Les parties qu'on ne touche pas ressortent octet pour octet : graphiques, images et macros restent tels quels.

Ce que ça ne fait pas : Les images ne sont pas recompressées : une photo de 8 Mo collée dans un onglet garde son poids. Le bilan de santé la montre, pour que vous la remplaciez.

Supprimer les liens externes

Chaque ouverture demande s'il faut mettre à jour les liaisons vers un fichier qui n'existe plus, ou qui est sur le disque d'un collègue. On rompt les liens comme Excel le ferait : chaque formule qui vise un autre classeur est remplacée par sa dernière valeur.

• La liste des classeurs visés, avec leur chemin et le nombre de cellules qui en dépendent.
• Les formules qui visent un autre classeur remplacées par leur dernière valeur ; les autres formules restent.
• Les noms définis qui visent un autre classeur, retirés.
• Le fichier corrigé est relu : toutes les valeurs sont les mêmes qu'avant.

Ce que ça ne fait pas : Si une liste déroulante, une mise en forme conditionnelle ou un graphique vise l'autre classeur, on ne touche à rien et on dit où : rompre le lien les laisserait pointer vers rien, et Excel « réparerait » le fichier à l'ouverture.

Formules en valeurs

Pour envoyer un tableau sans ses calculs, sans ses liens vers d'autres fichiers, ou pour qu'il ne bouge plus : chaque formule devient la valeur qu'elle affichait. C'est le « collage spécial, valeurs » d'Excel, sur tous les onglets choisis à la fois.

• Le nombre de formules de chaque onglet, et le choix des onglets à figer.
• Chaque formule remplacée par sa dernière valeur calculée ; nombres, textes, dates et booléens gardent leur type.
• La mise en forme, les largeurs de colonnes et les autres onglets restent tels quels.
• Le fichier produit est relu : chaque valeur est la même qu'avant.

Ce que ça ne fait pas : La valeur retenue est celle qu'Excel a enregistrée au dernier calcul : si le classeur a été enregistré sans recalcul, c'est cette valeur-là. Une formule sans valeur enregistrée devient une cellule vide, et elle est comptée.

Rechercher et remplacer

Le rechercher-remplacer d'Excel ne connaît pas les expressions régulières, ne traverse pas les feuilles d'un coup et ne montre rien avant d'agir. Ici, on cherche un texte ou un motif, on voit chaque cellule touchée, et on remplace partout, dans le texte comme dans les formules.

• Une expression régulière (\d+, groupes, alternatives) ou un texte pris à la lettre.
• Toutes les feuilles à la fois ; respect de la casse et cellule entière, au choix.
• Dans le texte des cellules et/ou dans les formules (renommer une plage, changer un nom de fonction).
• Un aperçu de chaque correspondance, avant et après, avant d'enregistrer.
• Le classeur est préservé : seules les cellules touchées changent, le reste ressort tel quel.

Ce que ça ne fait pas : Le remplacement porte sur le texte et les formules, pas sur le format des nombres ni les valeurs numériques elles-mêmes. Une formule modifiée voit sa valeur recalculée par Excel à l'ouverture.

Défusionner les cellules

« Cette opération requiert que les cellules fusionnées aient la même taille » : les fusions empêchent de trier, de filtrer et de faire un tableau croisé. Défusionner dans Excel laisse des cases vides ; ici la valeur de la fusion est recopiée dans chacune.

• Le nombre de plages fusionnées par onglet, et le choix des onglets à traiter.
• Chaque fusion retirée, et sa valeur recopiée dans toutes les cellules qu'elle couvrait.
• La mise en forme de la cellule d'origine reprise, pour que les dates restent des dates.
• Le fichier produit est relu : aucune valeur existante n'a changé.

Ce que ça ne fait pas : C'est la valeur qui est recopiée, jamais la formule. Une fusion de plus de 10 000 cellules est défusionnée sans être remplie, pour ne pas gonfler le fichier.

Récupérer un fichier abîmé

Un téléchargement interrompu, une clé USB retirée trop tôt, une pièce jointe coupée : Excel refuse d'ouvrir le fichier, ou « répare » en retirant la moitié du contenu. On lit le fichier partie par partie, même sans son sommaire, et on sauve ce qui peut l'être.

• La lecture partie par partie, y compris d'un fichier tronqué dont la fin manque.
• Les parties illisibles écartées, les renvois cassés retirés, une feuille de styles minimale si la vraie est perdue.
• Un classeur réparé, relu et contrôlé avant de vous être rendu.
• Toujours, en plus, les valeurs récupérées dans un classeur neuf, onglet par onglet.

Ce que ça ne fait pas : Ce qui n'est plus dans le fichier ne se reconstruit pas : un onglet coupé en route rend ses premières lignes. L'ancien format .xls n'est pas pris ; un classeur protégé par mot de passe l'est, une fois le mot de passe tapé.

Traiter des classeurs par lot

Les classeurs de chaque agence à passer en valeurs avant l'envoi, les rapports du mois à débarrasser de leurs liens et de leurs commentaires : cochez les corrections une fois, déposez tous les classeurs, et récupérez une archive.

• Les corrections des outils unitaires, à combiner : formules en valeurs, liens externes rompus, cellules défusionnées, classeur allégé, propriétés, commentaires, réglages d'imprimante et macros retirés.
• Chaque classeur est relu et comparé à l'original après correction, comme dans l'outil unitaire ; celui qui ne passe pas le contrôle n'est pas livré.
• Un bilan dans l'archive : pour chaque classeur, traité, rien à corriger, protégé, illisible ou écarté, avec son poids avant et après.
• Les corrections cochées s'enregistrent en routine, à rouvrir le mois suivant.

Ce que ça ne fait pas : Les réglages s'appliquent à tous les onglets de tous les classeurs : pour ne convertir que certains onglets, passez par l'outil Formules en valeurs, classeur par classeur. Les onglets masqués ne sont ni supprimés ni affichés.

Retirer une protection de feuille

Le modèle budgétaire de l'an dernier, protégé par quelqu'un qui a quitté l'entreprise ; une feuille verrouillée dont personne ne retrouve le mot de passe. La protection d'une feuille n'est pas un chiffrement : c'est une balise que le classeur porte, et elle se retire sans chercher le mot de passe.

• La protection des feuilles (cellules verrouillées) et les plages autorisées qui l'accompagnent.
• La protection de la structure : on peut de nouveau ajouter, renommer, masquer et afficher les onglets.
• La recommandation de lecture seule et son mot de passe pour modifier.
• Le classeur ressort avec ses données, ses formules, sa mise en forme et ses macros, relu et comparé à l'original.

Ce que ça ne fait pas : Pour vos propres classeurs, ou ceux qu'on vous a confiés avec l'accord de qui les a protégés. Un classeur protégé par un mot de passe à l'ouverture est chiffré : cet outil ne l'ouvre pas sans son mot de passe, et aucun ne le devrait.

Retirer les connexions avant de partager

Un classeur qu'on envoie peut, chez le destinataire, tenter de se reconnecter à un site, une base ou un fichier réseau, et afficher des erreurs de liaison. Cet outil retire ces connexions ; les chiffres déjà calculés restent, figés.

• Power Query : les requêtes qui vont chercher des données ailleurs.
• Les connexions de données (web, base, ODBC) et les tables de requête.
• Les liens vers d'autres classeurs.
• Les valeurs déjà dans les cellules restent : elles ne se rafraîchissent plus, c'est tout.
• Le fichier produit est un .xlsx, prêt à partager ; rien n'est envoyé.

Ce que ça ne fait pas : L'outil retire les connexions, il ne recalcule pas et ne retire ni les macros ni les formules ; pour les macros, voyez Voir ce que fait une macro, et pour rompre des liens dans les formules, Supprimer les liens externes.

Consolider des classeurs

Chaque filiale a rempli le même modèle de budget ; il faut le total groupe. Plutôt que trente copier-coller ou une formule à rallonge, déposez les classeurs : chaque cellule saisie devient la somme de toutes, dans le modèle lui-même.

• Le modèle garde sa mise en forme, ses formules (sous-totaux, ratios) et ses onglets ; Excel recalcule les formules à l'ouverture.
• Les saisies de tous les onglets de même nom sont additionnées, adresse par adresse ; une date n'est jamais additionnée.
• Ce qui ne colle pas au modèle est dit : un onglet absent ou en trop, du texte ou une formule à la place d'un nombre.
• Chaque somme est relue dans le classeur produit avant qu'il vous soit proposé.
• Les classeurs protégés par mot de passe s'ouvrent avec leur mot de passe, et le tout reste dans votre navigateur.

Ce que ça ne fait pas : Les classeurs doivent suivre le même modèle : mêmes onglets, mêmes cellules. Une ligne insérée dans un seul classeur décale tout ce qui suit, et l'addition se fait alors au mauvais endroit : la liste des écarts aide à le repérer, pas à le corriger.

Nettoyer les données

Réparer un CSV

Déposez le CSV : l'outil reconnaît son encodage et son séparateur, répare les accents abîmés, et vous rend un fichier qu'Excel ouvre du premier coup, en CSV ou en XLSX.

• L'encodage reconnu : UTF-8, Windows-1252, Mac, page DOS, UTF-16.
• Les accents doublement encodés (« Ã© », « â€™ ») réparés un par un, avec des exemples à l'écran.
• Le séparateur deviné sur la régularité des colonnes, pas sur le nombre de virgules.
• Les champs entre guillemets, les retours à la ligne dans une cellule, les guillemets jamais refermés.
• En XLSX, les nombres et les dates reconnus par colonne, et les codes qui commencent par zéro gardés en texte.

Ce que ça ne fait pas : Un fichier qui n'est pas du texte (un vieux .xls renommé en .csv, par exemple) est refusé en le disant. Un nombre déjà tronqué au 16e chiffre par un tableur ne se répare pas : les chiffres perdus ne sont plus dans le fichier.

Supprimer les doublons

Choisissez les colonnes qui font qu'une ligne est la même qu'une autre. L'outil montre les doublons avant de les retirer, et vous rend le fichier sans eux, avec la liste de ce qui a été retiré.

• Les colonnes qui comptent, au choix : toutes, ou seulement l'adresse e-mail, ou le nom et la ville.
• La casse, les espaces en trop et les accents ignorés sur demande : « DUPONT SA » et « Dupont SA » deviennent la même valeur.
• La première ou la dernière occurrence gardée.
• Un onglet « Doublons retirés » dans le fichier produit, pour vérifier.

Ce que ça ne fait pas : Ce sont des doublons exacts, une fois la casse, les espaces et les accents effacés. « Dupont SA » et « Dupont S.A. » ne sont pas reconnus comme la même société : le rapprochement approché est un autre travail, avec une revue ligne à ligne.

Doublons approchés

Avant un import dans le CRM, la même société apparaît sous trois graphies, un client avec une faute de frappe. Le dédoublonnage exact ne les voit pas : ici, les lignes qui se ressemblent sont regroupées, et vous décidez groupe par groupe.

• Les graphies ramenées à l'essentiel : casse, accents, ponctuation, sigles pointés, formes juridiques (SA, SARL, SAS, GmbH, Ltd…), « & » et « et ».
• Les fautes de frappe et les mots dans le désordre rapprochés, selon une sensibilité réglable.
• Les groupes les moins sûrs en tête ; les identiques une fois nettoyés validés d'avance.
• Au choix : retirer les doublons en gardant la première ligne, ou numéroter les groupes dans une colonne sans rien retirer.

Ce que ça ne fait pas : Une ressemblance n'est pas une preuve : « Martin SARL » à Lyon et « Martin SA » à Brest peuvent être deux sociétés. Ajoutez la ville ou le code postal aux colonnes comparées, et relisez les groupes.

Nettoyer le texte

« Dupont » et « Dupont  » ne sont pas la même valeur pour un tableur, et une RECHERCHEV échoue sans rien dire. Choisissez les colonnes : les espaces en trop, les espaces insécables, les retours à la ligne et les caractères invisibles partent, et la casse s'harmonise si vous le voulez.

• Les espaces en tête, en fin et en double, et les espaces insécables venus d'une page web ou d'un PDF.
• Les retours à la ligne à l'intérieur des cellules, remplacés par une espace.
• Les caractères invisibles : espaces de largeur nulle, traits d'union conditionnels, codes de contrôle.
• La casse : MAJUSCULES, minuscules, Casse De Titre (avec les petits mots français en minuscules), ou phrase.
• L'aperçu surligne chaque cellule modifiée avant l'enregistrement.

Ce que ça ne fait pas : Seules les colonnes cochées sont touchées, et seulement leurs cellules de texte : les nombres et les dates restent tels quels. Les fautes de frappe ne sont pas corrigées.

Convertir le texte en nombres

Un nombre stocké en texte ne s'additionne pas, ne se trie pas et fait échouer les recherches. L'outil lit les nombres à la française ou à l'anglaise, avec leurs symboles monétaires, leurs espaces de milliers et leurs négatifs de comptable, et dit lesquels il n'a pas pu lire.

• La virgule ou le point décimal, deviné colonne par colonne, ou imposé.
• Les espaces et les points de milliers, les symboles € $ £, les pourcentages.
• Les négatifs entre parenthèses (comptabilité) et avec le signe à la fin (exports SAP).
• Les codes qui commencent par zéro et les numéros de plus de quinze chiffres restent du texte.
• Les cellules non lues sont comptées et montrées, et restent telles quelles.

Ce que ça ne fait pas : Un nombre déjà arrondi par un tableur (au-delà de quinze chiffres) ne retrouve pas ses chiffres perdus. Une valeur ambiguë comme « 1.234 » se lit selon la convention de la colonne : vérifiez l'aperçu.

Corriger les dates

Une date en texte ne se trie pas et ne se calcule pas. L'outil lit les dates françaises, américaines et ISO, décide de l'ordre du jour et du mois sur la preuve des valeurs (un jour au-delà de 12), et refuse les dates qui n'existent pas.

• JJ/MM/AAAA, MM/JJ/AAAA, AAAA-MM-JJ, avec ou sans heure, et les formes compactes AAAAMMJJ.
• L'ordre du jour et du mois tranché par colonne, jamais cellule par cellule.
• Les numéros de série (une date passée en nombre, comme 46023) sur demande.
• Les dates impossibles (31 février, 29 février d'une année ordinaire) signalées, pas inventées.

Ce que ça ne fait pas : Une colonne où rien ne dépasse 12 (03/04/2026) garde l'ordre de votre langue, sauf si vous l'imposez. Les dates écrites en toutes lettres (« 3 avril 2026 ») ne sont pas encore lues.

Zéros initiaux et numéros longs

Un tableur lit « 01000 » comme le nombre 1000, et « 3012345678912 » comme 3,01E+12. L'outil remet les zéros à la longueur d'origine de la colonne et réécrit les numéros en entier, en texte, pour qu'ils ne se perdent plus.

• La longueur d'origine devinée par colonne (la plus grande qui revient souvent), ou imposée.
• La notation scientifique défaite quand le fichier porte encore tous les chiffres.
• Les numéros dont des chiffres sont déjà perdus signalés, jamais complétés au hasard.
• Le résultat écrit en texte : Excel ne peut plus retirer les zéros.

Ce que ça ne fait pas : Un numéro affiché « 3,01234567891E+12 » n'a que douze chiffres significatifs : le treizième est perdu et aucun outil ne peut le retrouver. Reprenez-le depuis sa source.

Nettoyer un export de logiciel

Les exports « imprimés » des ERP, des banques et des logiciels de paie répètent l'en-tête à chaque page, glissent des sous-totaux entre les données et n'écrivent le libellé d'un groupe qu'une fois. On en fait un tableau qui se filtre et se trie.

• Les en-têtes répétés au fil du fichier, retirés.
• Les lignes de sous-total et de total (« Sous-total », « Total général », « Report »), retirées et montrées.
• Les lignes entièrement vides, retirées.
• Un en-tête écrit sur deux ou trois lignes, aplati en une seule.
• Les libellés de groupe recopiés vers le bas dans les colonnes que vous cochez.

Ce que ça ne fait pas : Un sous-total se reconnaît à son libellé : une ligne de total sans libellé reste, et se voit dans l'aperçu. Les cellules fusionnées d'un classeur se traitent avec l'outil de défusion.

Scinder ou fusionner des colonnes

Un nom complet en prénom et nom, une adresse en rue, code postal et ville, une colonne coupée sur un séparateur : les nouvelles colonnes prennent la place de l'ancienne. Ou l'inverse, plusieurs colonnes réunies en une.

• Prénom et nom, dans les deux ordres usuels : « Marie Curie », « CURIE Marie », « Curie, Marie ».
• Adresse, code postal et ville, à partir d'une adresse sur une ligne.
• Sur un séparateur (espace, virgule, point-virgule, tiret, barre), en autant de colonnes que nécessaire, ou seulement au premier.
• Fusionner plusieurs colonnes avec le séparateur de votre choix.
• La colonne d'origine gardée ou remplacée, au choix.

Ce que ça ne fait pas : Les noms composés sans tiret (« Jean Pierre Martin ») sont coupés au premier espace, sauf si le nom est en capitales. L'aperçu montre chaque découpe avant l'enregistrement.

Harmoniser les formats

Avant un import dans un CRM ou un logiciel de paie, chaque colonne doit parler la même langue : les téléphones au même format, les codes postaux sur cinq chiffres, les e-mails en minuscules. Les valeurs qui ne se lisent pas sont montrées, pas devinées.

• Téléphones français au format « 06 12 34 56 78 » ou international « +33612345678 ».
• Codes postaux sur cinq chiffres, Corse comprise (2A, 2B).
• E-mails en minuscules, sans espaces ni « mailto: », avec les adresses invalides signalées.
• SIRET et SIREN groupés par trois chiffres, noms propres en casse de titre.

Ce que ça ne fait pas : Les téléphones étrangers sont gardés tels quels s'ils sont déjà au format international ; les autres sont signalés. La validité d'un e-mail n'est vérifiée que sur sa forme.

Enchaîner des nettoyages

Chaque mois, le même export arrive avec les mêmes défauts, et les mêmes dix minutes de corrections à la main. Enchaînez ici les étapes une fois, en regardant le résultat se construire : la routine s'enregistre, et le mois suivant elle s'applique en un clic, à un fichier ou à tous ceux que vous déposez.

• Dix-huit étapes à combiner : nettoyer l'export, le texte, convertir les nombres et les dates, rétablir les zéros, harmoniser les formats, scinder ou fusionner des colonnes, retirer les doublons, filtrer et trier les lignes, valider les IBAN, SIRET et e-mails, croiser avec un fichier de référence, dépivoter ou pivoter, faire un tableau croisé, supprimer ou renommer des colonnes.
• Un assistant qui compose la routine à partir d'une phrase (« garde les lignes où Statut est payé, trie par Client ») : il montre les étapes, vous les vérifiez, rien n'est deviné en silence.
• Des routines toutes prêtes pour les fichiers qui reviennent partout (export de logiciel, relevé bancaire, contacts pour un CRM, fichier à importer, codes et identifiants), réglées d'après les colonnes de votre fichier.
• Le croisement retrouve, comme une RECHERCHEV, les colonnes d'un fichier de référence (la liste des clients, le plan comptable) ; la routine retient son nom, et il suffit de le déposer avec les fichiers du mois.
• Chaque étape s'applique au résultat de la précédente ; l'aperçu et le bilan de chaque étape se mettent à jour à chaque réglage.
• La routine se garde dans votre navigateur et se rouvre d'un clic ; elle se télécharge aussi en un petit fichier, à partager avec un collègue.
• Depuis n'importe quel outil de nettoyage, « Continuer dans une routine » reprend le fichier et le réglage en cours comme première étape.
• Plusieurs fichiers : la routine s'applique à chacun, et vous recevez une archive avec un bilan qui dit lesquels regarder, ou un seul fichier qui réunit tous les résultats, ou un fichier par agence, par commercial, par valeur d'une colonne.
• Tout un dossier, dans Chrome et Edge : chaque fichier du dossier est traité, et les résultats sont écrits dans un sous-dossier, à côté des originaux ; le mois suivant, le même dossier est proposé d'un clic.
• Les colonnes sont désignées par leur nom : un fichier dont les colonnes ont changé de place est traité quand même.

Ce que ça ne fait pas : Une colonne renommée dans le fichier source n'est pas devinée : l'étape qui la cherche est signalée et le fichier marqué « à revoir » dans le bilan. La routine ne contient que des réglages, jamais de données.

Anonymiser un fichier

Un export de paie pour le prestataire, une base clients pour une démonstration, un fichier à joindre à un ticket de support : il faut les données, pas les personnes. Les colonnes personnelles sont reconnues, et chaque valeur est remplacée par une valeur factice, toujours la même pour la même personne.

• Noms, e-mails, téléphones, IBAN, identifiants (sécurité sociale, SIRET, matricule), adresses : reconnus d'après le nom et le contenu des colonnes.
• Des remplacements cohérents : la même personne devient « Personne 12 » partout, dans toutes les colonnes ; le fichier se compte, se croise et se dédoublonne comme l'original.
• Des valeurs manifestement factices, mais bien formées : un contrôle d'import accepte les IBAN et les e-mails produits.
• La table de correspondance, seulement si vous la demandez, dans un fichier à part.
• Le fichier ne quitte pas votre ordinateur : c'est tout l'intérêt, puisqu'il contient ce qu'on veut protéger.

Ce que ça ne fait pas : Avec la table de correspondance, c'est une pseudonymisation au sens du RGPD, pas une anonymisation. Les colonnes laissées telles quelles (dates de naissance, codes postaux, montants rares) peuvent encore permettre de reconnaître quelqu'un : relisez-les.

Contrôler

Valider les données

Un IBAN mal recopié, un SIRET à treize chiffres, un numéro de sécurité sociale dont la clé ne tombe pas juste : on le voit avant que la banque ou le logiciel de paie ne rejette l'import. Chaque colonne reçoit son contrôle, proposé d'après son nom.

• IBAN (clé modulo 97 et longueur par pays), BIC, SIREN et SIRET (Luhn, avec l'exception de La Poste), TVA intracommunautaire.
• Numéro de sécurité sociale, Corse comprise, codes EAN, e-mails, téléphones, codes postaux, dates impossibles, champs obligatoires.
• Les cellules en défaut listées, avec la raison.
• Un classeur annoté : une colonne « Contrôle » par ligne, les cellules fautives surlignées, un onglet des anomalies.

Ce que ça ne fait pas : Ce sont des contrôles de forme : un SIRET valide n'est pas forcément celui d'une entreprise en activité, un IBAN valide pas forcément un compte ouvert. Rien n'est consulté en ligne.

Profil des colonnes

Avant d'analyser un fichier qu'on ne connaît pas, on regarde ce qu'il contient vraiment : combien de vides, de valeurs différentes, de nombres stockés en texte, de valeurs qui sortent de l'ordinaire. Une carte par colonne, et un rapport à garder.

• Les remplies et les vides, les valeurs distinctes et répétées, et les colonnes qui peuvent servir d'identifiant.
• Les types mêlés et les nombres stockés en texte, les espaces parasites.
• Minimum, maximum, moyenne et médiane ; les valeurs aberrantes par la règle de Tukey.
• Les valeurs les plus fréquentes, la période couverte par les dates.

Ce que ça ne fait pas : Une valeur « aberrante » est hors de l'ordinaire, pas forcément fausse : un gros client reste un client. Le profil lit tout le fichier en mémoire.

Contrôle avant import

L'import dans la paie, l'ERP ou le CRM s'arrête à la ligne 4 212, avec un message illisible. On décrit ici ce que le logiciel attend, et chaque ligne qu'il refusera est dite avant l'import, avec la raison.

• Le format déduit d'un fichier modèle, ou du fichier lui-même, puis corrigé à l'écran.
• Par colonne : le type, obligatoire ou non, la longueur maximale, les valeurs permises, l'unicité, et un contrôle de forme (IBAN, SIRET, e-mail…).
• Les colonnes manquantes, en trop ou dans le désordre, rapprochées par leur nom.
• Le format s'enregistre dans un petit fichier, à redéposer avec le fichier de la semaine suivante.

Ce que ça ne fait pas : Le contrôle porte sur ce qui se voit dans le fichier : il ne sait pas qu'un code client doit exister dans le logiciel. Pour vérifier une liste contre une autre, croisez les deux fichiers.

Combiner et comparer

Fusionner des fichiers Excel

Les remontées des agences, les exports de chaque mois, les onglets d'un classeur : déposez-les, vérifiez comment les colonnes s'apparient, et obtenez un seul tableau.

• Des XLSX, des CSV et des ODS mêlés, avec tous leurs onglets ou seulement ceux que vous cochez.
• Les colonnes appariées par leur nom, en ignorant la casse, les accents et les espaces ; l'appariement se montre et se corrige.
• Une colonne « Source » qui dit de quel fichier et de quel onglet vient chaque ligne.
• Le résultat en XLSX (dates et nombres gardés) ou en CSV.

Ce que ça ne fait pas : Les valeurs sont reprises, pas les formules ni la mise en forme : le tableau fusionné est un tableau de données. Au-delà de 1 048 576 lignes, le XLSX continue sur un second onglet ; le CSV n'a pas de limite.

Croiser deux fichiers

Ajoutez au fichier des commandes le nom et la ville de chaque client, pris dans le fichier clients : sans formule, sans copier les deux fichiers dans le même classeur, et en sachant exactement quelles clés n'ont rien trouvé.

• La clé proposée d'elle-même quand une colonne porte le même nom des deux côtés.
• Les colonnes à rapatrier au choix, ajoutées à droite du fichier principal.
• Les causes classiques d'échec neutralisées : espaces en trop, casse, nombre stocké en texte d'un côté.
• Les clés introuvables comptées et montrées ; les clés en double dans la référence signalées.

Ce que ça ne fait pas : Une clé en double dans la référence rend sa première occurrence, comme RECHERCHEV. Les rapprochements approchés (« Dupont SA » et « Dupont S.A. ») ne sont pas faits.

Rapprocher deux listes

Un relevé bancaire et le grand livre, un fichier client et l'export du CRM : chaque ligne cherche sa ligne dans l'autre liste, par une référence commune ou, à défaut, par le montant et la date la plus proche. Il reste les écarts, à regarder un par un.

• Par référence (numéro de facture, de pièce) ou par montant et date, avec une tolérance de jours.
• Une tolérance de montant, et les signes inversés d'une liste à l'autre (débit et crédit).
• Chaque ligne ne sert qu'une fois : deux paiements de même montant ne se rapprochent pas du même encaissement.
• Les totaux des deux listes et leur différence ; un classeur avec un onglet par catégorie.

Ce que ça ne fait pas : Le rapprochement par montant ne sait pas qu'un règlement de 300 en couvre trois de 100 : les regroupements restent à faire à la main. Les écarts sont montrés, pas corrigés.

Découper un fichier

Choisissez la colonne qui sépare (l'agence, le commercial, le client) ou une taille de paquet : chaque morceau garde l'en-tête, et tous partent dans une archive ZIP, ou comme onglets d'un seul classeur.

• Par valeur d'une colonne : un fichier par valeur, nommé d'après elle.
• Par nombre de lignes : des paquets réguliers, pour un import qui refuse les gros fichiers.
• Chaque morceau en XLSX ou en CSV dans une archive ZIP, ou un seul classeur avec un onglet par morceau.
• L'aperçu des morceaux et de leur nombre de lignes avant de découper.

Ce que ça ne fait pas : Un classeur à onglets n'accepte pas plus de 255 morceaux : au-delà, choisissez des fichiers séparés. Les formules et la mise en forme ne sont pas reprises.

Comparer deux fichiers Excel

Déposez l'ancienne version puis la nouvelle. Les lignes s'apparient par une clé (un matricule, une référence) ou par position, et vous obtenez un classeur annoté : en vert ce qui arrive, en rouge ce qui part, en jaune ce qui change.

• La clé proposée d'elle-même quand une colonne identifie chaque ligne ; plusieurs colonnes possibles.
• Les colonnes appariées par leur nom, même si leur ordre a changé ; les colonnes ajoutées ou retirées signalées.
• 12 et « 12 » sont différents, 0,1 + 0,2 et 0,3 sont égaux : on compare comme un tableur calcule.
• Un classeur de résultat annoté, et un onglet qui liste chaque cellule modifiée, avant et après.

Ce que ça ne fait pas : On compare les valeurs, pas les formules ni la mise en forme. Sans clé, une ligne insérée au milieu fait apparaître la suite comme modifiée : l'écran le dit, et propose une clé quand il en trouve une.

Écarts entre deux listes

Deux exports du même fichier clients, la liste d'hier et celle d'aujourd'hui : qu'est-ce qui a été ajouté, qu'est-ce qui a disparu ? Choisissez une colonne de chaque côté, l'outil range chaque valeur selon qu'elle est dans l'une, dans l'autre, ou dans les deux.

• Ce qui n'est que dans la première liste, que dans la seconde, et ce qui est commun.
• Ignorer au choix la casse, les espaces en trop et les accents, pour rapprocher les graphies proches.
• Le résultat, une valeur par ligne avec son côté, s'enregistre en Excel, CSV ou ODS.
• Deux fichiers, ou deux onglets d'un même classeur.
• Tout se passe dans votre navigateur, rien n'est envoyé.

Ce que ça ne fait pas : L'outil compare une colonne contre une colonne (présence ou absence d'une valeur) ; pour apparier des lignes et rapatrier des colonnes, voyez Rapprocher deux listes ou Croiser deux fichiers.

Analyser et convertir

Ouvrir un gros fichier

Excel s'arrête à 1 048 576 lignes. Ici, le fichier est lu sur votre disque, par morceaux : on parcourt, on filtre, on trie, et l'on exporte ce qu'on a retenu en CSV, ou en XLSX si cela tient.

• Des fichiers de plusieurs gigaoctets, lus par morceaux : rien n'est chargé en entier.
• Le nombre exact de lignes, et les lignes irrégulières signalées.
• Des filtres combinés (contient, égal, supérieur à, vide…), avec les nombres et les dates lus à la française.
• Le tri par colonne, et le profil de chaque colonne : valeurs les plus fréquentes, minimum, maximum, somme.
• L'export du résultat en CSV, sans limite de taille, ou en XLSX jusqu'à 1 048 575 lignes.

Ce que ça ne fait pas : Les fichiers texte seulement (CSV, TSV, TXT), en UTF-8 ou dans une page de code occidentale ; un classeur XLSX est de toute façon limité à 1 048 576 lignes par Excel. Le tri garde une clé par ligne en mémoire : au-delà de trois millions de lignes de texte, filtrez d'abord.

Tableau croisé automatique

Le chiffre d'affaires par commercial et par mois, le nombre de commandes par région : l'outil reconnaît ce qui peut se croiser, propose les croisements utiles en un clic, et calcule le tableau avec ses totaux.

• Les dimensions (catégories, dates) et les mesures (montants, quantités) reconnues d'elles-mêmes.
• Une ou deux dimensions en lignes, une en colonnes ; somme, nombre, moyenne, minimum, maximum, valeurs différentes.
• Les dates regroupées par jour, mois, trimestre ou année ; les pourcentages du total ; chaque période comparée à la précédente, avec son évolution en pourcentage.
• Le tableau et un graphique en barres à l'écran ; en classeur, le tableau calculé et son graphique Excel, un vrai tableau croisé dynamique qui s'actualise dans Excel, et les données.

Ce que ça ne fait pas : Le tableau calculé est enregistré en valeurs, pour s'ouvrir partout ; c'est le tableau croisé dynamique qui s'actualise, dans Excel (il se construit à l'ouverture). Le calcul « valeurs différentes » n'existe pas dans un tableau croisé dynamique classique : il n'est livré qu'en valeurs.

Résumer une colonne

Combien de commandes par région, combien de fois chaque code revient, le total par client : au lieu de monter un tableau croisé, choisissez une colonne et lisez tout de suite ses valeurs distinctes, comptées et triées.

• Les valeurs distinctes d'une colonne, comptées et triées de la plus fréquente à la moins fréquente.
• Au besoin, un total, une moyenne, un minimum ou un maximum d'une autre colonne par valeur.
• Les valeurs vides regroupées à part.
• Le résumé s'enregistre en Excel, CSV ou ODS.
• Tout se passe dans votre navigateur, rien n'est envoyé.

Ce que ça ne fait pas : L'outil regroupe sur une seule colonne. Pour croiser deux dimensions, ou obtenir un graphique et un tableau croisé dynamique, voyez Tableau croisé automatique.

Requêtes SQL

Vous parlez SQL, vos données sont dans trois fichiers Excel. Déposez-les : chacun devient une table, et la requête s'écrit comme sur une base, jointures comprises, sans rien installer ni importer nulle part.

• Chaque fichier (ou chaque onglet) devient une table, ses colonnes s'insèrent d'un clic.
• SELECT, DISTINCT, jointures internes et externes, WHERE, GROUP BY, HAVING, ORDER BY, LIMIT, CASE, LIKE, IN, BETWEEN.
• Les fonctions courantes : COUNT, SUM, AVG, MIN, MAX, GROUP_CONCAT, UPPER, SUBSTR, REPLACE, ROUND, COALESCE, YEAR, MONTH.
• Des exemples écrits avec vos vrais noms de colonnes, et le résultat en XLSX, CSV, ODS ou JSON.

Ce que ça ne fait pas : C'est la partie du SQL qui sert sur des tableaux : pas de sous-requêtes, de UNION ni de fonctions de fenêtre, et rien qui modifie les fichiers. Les tables restent dans la mémoire de l'onglet : quelques centaines de milliers de lignes, pas des dizaines de millions.

Dépivoter ou pivoter

Un tableau avec une colonne par mois est lisible, mais ne se filtre ni ne se croise. Dépivoter en fait une liste, une ligne par produit et par mois ; pivoter fait le chemin inverse.

• Les colonnes à garder telles quelles au choix, les autres deviennent des lignes.
• Les noms des deux nouvelles colonnes au choix (« Mois », « Montant »).
• Les cellules vides écartées ou gardées.
• Pivoter : les valeurs d'une colonne deviennent des colonnes, avec les doublons signalés.

Ce que ça ne fait pas : En pivotant, une même clé avec le même attribut ne garde que sa première valeur ; le nombre de valeurs ignorées est affiché.

Convertir un tableur

Déposez un ou plusieurs fichiers et choisissez le format d'arrivée. Chaque onglet devient un CSV, un classeur ou un tableau JSON.

• En entrée : XLSX et XLSM, anciens XLS (Excel 97-2003), ODS, CSV (tous encodages), JSON.
• En sortie : XLSX, CSV pour Excel en français (point-virgule), CSV standard (virgule), ODS, JSON.
• Les dates restent des dates et les nombres des nombres, quand le format d'arrivée le permet.
• Un classeur de plusieurs onglets vers CSV : un fichier par onglet, dans une archive ZIP.

Ce que ça ne fait pas : Les valeurs sont converties, pas les formules, les graphiques ni la mise en forme. Les anciens .xls (Excel 97-2003) sont lus pour leurs valeurs, mot de passe compris : il vous est demandé au dépôt.

PDF vers tableur

Un relevé, une facture, un état sortis en PDF : les chiffres sont là, mais impossibles à retravailler. L'outil lit le texte du PDF et sa disposition pour reconstruire les tableaux, page par page, dans votre navigateur.

• Les tableaux retrouvés page par page, alignés en lignes et colonnes.
• Les nombres reconnus comme des nombres (virgule ou point décimal, parenthèses pour le négatif).
• Export en Excel (un onglet par page), CSV ou ODS.
• Tout se passe dans l'onglet : le PDF ne quitte pas votre appareil.
• Pour les PDF numériques, sortis d'un logiciel. Un PDF scanné est une image, sans texte à extraire.

Ce que ça ne fait pas : L'outil ne lit pas les PDF scannés (images) : il n'y a pas de reconnaissance de caractères. La reconstruction des colonnes suit l'alignement du texte ; un tableau très irrégulier peut demander un coup de « Nettoyer un export » ensuite.

Comprendre les formules

Expliquer une formule

Une formule de trois lignes héritée d'un collègue, un RECHERCHEV qui rend un résultat étrange : collez-la, chaque fonction est dite en français, de l'extérieur vers l'intérieur, et ce qui risque de mal tourner est signalé.

• Les formules d'un Excel en français comme en anglais, reconnues d'elles-mêmes (séparateurs ; ou ,).
• Chaque fonction en une phrase, ses arguments nommés, les fonctions imbriquées numérotées.
• Les pièges classiques : correspondance approchée, plage non figée par des $, numéro de colonne en dur, SIERREUR trop large, date collée avec &, fonctions volatiles, division par zéro.
• La formule dans l'autre langue d'Excel, prête à copier.

Ce que ça ne fait pas : La formule est lue, pas calculée : sans le classeur, on ne sait pas ce que contiennent les cellules. Les formules d'un classeur entier se relisent avec l'audit des formules.

Traduire une formule

La formule trouvée sur un forum anglophone ne marche pas dans votre Excel français : les noms de fonctions changent, et le point-virgule remplace la virgule. On traduit tout d'un coup, dans les deux sens.

• Plus de trois cents fonctions, de SOMME à RECHERCHEX, dans les deux sens.
• Les séparateurs d'arguments, les décimales, les constantes matricielles {1.2;3.4} et les valeurs d'erreur (#VALEUR!, #NOM?).
• VRAI et FAUX, les tableaux structurés ([#Cette ligne]), les noms de feuilles et les textes laissés intacts.
• Les espaces et les retours à la ligne de la formule conservés.

Ce que ça ne fait pas : Les codes de format de TEXTE (jj/mm/aaaa, dd/mm/yyyy) ne sont pas traduits : c'est signalé. Une fonction inconnue est laissée telle quelle, et nommée.

Trouver la bonne formule

On sait ce qu'on veut, pas quelle fonction le fait. Choisissez l'intention, donnez vos cellules : la formule est écrite, dans la langue de votre Excel, et expliquée étape par étape.

• Une vingtaine d'intentions courantes : chercher, compter et additionner selon des critères, repérer les doublons, extraire un prénom, écarts de dates, évolutions.
• Les plages figées par des $ quand la formule doit être recopiée vers le bas.
• La version RECHERCHEX pour Excel 2021 et Microsoft 365, ou INDEX et EQUIV pour toutes les versions.
• Une cellule vide plutôt qu'une erreur, en un clic, quand le calcul peut échouer.

Ce que ça ne fait pas : Les intentions sont celles qu'on rencontre le plus ; un besoin plus rare demande encore d'assembler les fonctions soi-même. Aucune intelligence artificielle : les formules sont écrites par des règles, toujours les mêmes.