Ogni strumento, e cosa non fa

L'elenco completo, con il limite di ogni strumento scritto in parole semplici.

Diagnosticare

Controllo salute della cartella

Deposita una cartella di lavoro: in pochi secondi, vedi cosa la appesantisce, cosa la rende fragile e cosa lascia trapelare. Ogni problema ha la sua correzione, e il file corretto viene riletto prima di esserti proposto.

Il peso del file, parte per parte: fogli, stili, immagini, cache delle tabelle pivot.
La fine reale dei dati su ogni foglio, e le righe fantasma oltre di essa.
Stili duplicati, formattazioni condizionali copiate, nomi definiti interrotti, collegamenti ad altre cartelle.
Errori nelle formule, fogli nascosti, righe e colonne, l'autore e i commenti.
Il file corretto viene riletto e confrontato con l'originale, cella per cella, prima di esserti proposto.

Cosa non fa: Cartelle di lavoro Excel 2007 e successive (.xlsx, .xlsm). Un vecchio file .xls non viene letto; una cartella protetta da password sì, una volta digitata la password, e una cartella i cui soli fogli sono protetti viene letta direttamente.

Pulisci prima dell'invio

Una cartella di lavoro porta con sé il nome del suo autore, il percorso della cartella in cui è stata salvata, i suoi commenti e i suoi fogli nascosti. Vedi cosa contiene, scegli cosa se ne va, e invia un file pulito.

L'autore, l'ultimo modificatore, l'azienda, il percorso della cartella di salvataggio e le proprietà personalizzate.
Commenti e note, con i nomi dei loro autori.
Fogli nascosti, eliminati quando nient'altro dipende da loro; le formule che li leggono diventano valori.
Righe e colonne nascoste, riportate alla luce così vedi cosa stai inviando.
Macro, rimosse: la cartella di lavoro diventa un normale file .xlsx.

Cosa non fa: Un foglio nascosto che alimenta un elenco a discesa, un grafico o una tabella pivot viene mantenuto, e lo schermo dice perché. Righe e colonne nascoste vengono riportate alla luce, non eliminate: eliminarle sposterebbe i riferimenti della cartella di lavoro.

Ispeziona una cartella di lavoro

Un foglio nascosto con i margini, il nome dell'autore nelle proprietà, un commento dimenticato, un collegamento all'unità di un collega: esce tutto insieme al file. Ecco l'elenco prima di inviarlo, senza cambiare nulla.

Fogli nascosti e molto nascosti (invisibili anche dal menu di Excel), righe e colonne nascoste.
Proprietà del documento: autore, ultima modifica, azienda, date.
Commenti e note, nomi definiti, connessioni dati e macro.
Le cartelle di lavoro puntate dai collegamenti esterni, con il loro percorso completo.

Cosa non fa: L'ispezione legge e non cambia nulla. Per rimuovere ciò che trova, lo strumento di pulizia prima dell'invio lo fa con un clic.

Audit delle formule

In mezzo a una colonna di totali, una cella dove qualcuno ha digitato 999 invece della formula. Altrove, una formula che moltiplica per 1,2 mentre le sue vicine no. Ogni formula della cartella di lavoro viene letta e ciò che spicca viene elencato, cella per cella.

Formule che restituiscono un errore (#N/D, #RIF!, #DIV/0!, #VALORE!), con la loro formula.
Valori fissi in mezzo a una colonna di formule, e formule che differiscono da entrambe le vicine.
Riferimenti circolari diretti, formule che leggono un'altra cartella di lavoro, funzioni volatili (INDIRETTO, SCARTO, ADESSO) che rallentano il file.
Un report della cartella di lavoro: ogni rilievo con il suo foglio, la sua cella e la sua formula.

Cosa non fa: Le formule vengono lette, non ricalcolate: l'audit indica ciò che merita un'occhiata, non dice che un risultato è sbagliato. Un riferimento circolare che passa per più celle non viene seguito.

Mappa delle dipendenze

Erediti una cartella di venti fogli, vuoi eliminarne uno, spostare un file in rete, capire da dove viene un totale. Prima serve sapere cosa legge cosa: la mappa lo mostra, foglio per foglio, senza aprire una singola formula.

Un diagramma dei fogli su livelli: immissioni a sinistra, calcoli al centro, riepiloghi a destra, con il numero di formule su ogni collegamento.
Le cartelle esterne richiamate, il file puntato e una formula d'esempio per ciascuna.
I nomi definiti: a cosa fanno riferimento, e i fogli che li usano; quelli che nessuna formula usa vengono segnalati.
Appaiono anche i fogli nascosti, tratteggiati: è spesso lì che si nascondono i calcoli.
La mappa può essere salvata come cartella di lavoro, per documentare il file.

Cosa non fa: Vengono lette solo le formule delle celle. Un riferimento costruito da INDIRETTO, scritto in una macro, una convalida dati o un grafico non appare nella mappa.

Capisci una query Power Query

Una query Power Query recupera dati da altrove e li trasforma attraverso una catena di passaggi, in un linguaggio (M) che pochi sanno leggere. Deposita la cartella di lavoro, o incolla il codice M, e ogni passaggio viene detto in una frase, nell'ordine.

La fonte, con parole semplici: il file, la cartella, il sito web o il database da cui la query trae i dati.
Passaggi numerati: mantenere alcune righe, rimuovere colonne, raggruppare, unire con un'altra query, ciascuno in una frase.
I tranelli da conoscere: una fonte che si aggiorna da sola, credenziali conservate per macchina, dati vecchi quanto l'ultimo aggiornamento.
Due modi di immissione: deposita la cartella, e lo strumento elenca le sue query; oppure incolla il codice M di una query (l'Editor avanzato di Excel).
Nulla esce: la cartella viene letta nella scheda, come ovunque su Klargrid.

Cosa non fa: Lo strumento spiega una query, non la esegue né la modifica. Una trasformazione rara, scritta a mano nel codice M, riceve una frase generica con il nome della funzione.

Vedi cosa fa una macro

Una cartella di lavoro con macro può avviare un programma, scaricare un file o scrivere su disco, proprio all'apertura. Prima di abilitare le macro, leggi cosa fanno: lo strumento apre il progetto VBA, elenca i moduli e indica le chiamate da tenere d'occhio.

Ciò che parte da solo: le procedure Workbook_Open, Auto_Open… che si eseguono all'apertura o alla chiusura.
Chiamate di rete: download, richieste HTTP, connessioni a internet.
Esecuzione di programmi: Shell, WScript.Shell, comandi di sistema.
Il file system: lettura, scrittura ed eliminazione di file.
Il codice di ogni modulo si dispiega, per leggerlo per intero.

Cosa non fa: Lo strumento legge il codice sorgente delle macro, non lo esegue né lo rimuove; per rimuovere le macro, usa Pulisci una cartella di lavoro. Non dice cosa fa davvero una macro, ma quali chiamate sensibili contiene.

Spiega una tabella pivot

Erediti una cartella con una tabella pivot, e vuoi sapere da dove prende le sue cifre e cosa calcola, senza cliccare in tutta Excel. Lo strumento legge la sua definizione e la trasforma in frasi.

L'origine: il foglio e l'intervallo, o la tabella, da cui provengono i dati.
I campi in righe e colonne, e i filtri applicati.
I valori e il loro calcolo: somma, media, conteggio, e percentuali del totale.
Ogni tabella pivot della cartella di lavoro, sul suo foglio e sulla sua cella.
Nulla viene inviato o ricalcolato: legge la definizione, come Excel l'ha salvata.

Cosa non fa: Lo strumento legge ciò che una tabella pivot è impostata per fare, non la esegue né mostra i suoi risultati calcolati. Un campo calcolato scritto a mano viene nominato, senza essere dettagliato.

Audit delle connessioni di una cartella

Prima di condividere o archiviare un lotto di cartelle di lavoro, vuoi sapere quali cercano dati all'esterno, e dove. Depositale tutte: lo strumento elenca ogni connessione dati, file per file, senza cambiare nulla.

Power Query: le fonti reali, lette dal codice M, con il loro indirizzo.
Connessioni dati legacy (web, database, ODBC) rimaste nella cartella.
Collegamenti ad altre cartelle di lavoro.
Una colonna dice se i dati lasciano la macchina (una fonte remota) o restano un file locale.
Nulla viene cambiato: è un rilevamento. Il report si scarica in .xlsx; nulla viene inviato.

Cosa non fa: Lo strumento elenca le connessioni, non le rimuove; per pulire una cartella prima di condividerla, vedi Rimuovi le connessioni prima di condividere.

Riparare e alleggerire

Alleggerisci una cartella di lavoro

Una cartella di lavoro cresce senza nuovi dati: formattazioni applicate a intere colonne, migliaia di stili copiati da file a file, regole di formattazione condizionale duplicate a ogni incolla. Rimuoviamo quel peso, e nient'altro.

Righe e colonne fantasma oltre la fine reale dei dati.
Formati di cella duplicati e stili nominati inutilizzati, la causa del messaggio «Troppi formati di cella diversi».
Regole di formattazione condizionale duplicate, riunite in una sola.
Copie dei dati delle tabelle pivot, immagini che nulla mostra più, nomi definiti interrotti.
Le parti che non tocchiamo escono byte per byte: grafici, immagini e macro restano come sono.

Cosa non fa: Le immagini non vengono ricompresse: una foto di 8 MB incollata in un foglio mantiene il suo peso. Il controllo salute la mostra, così puoi sostituirla.

Rimuovi i collegamenti esterni

Ogni apertura chiede se aggiornare i collegamenti a un file che non esiste più, o che si trova sull'unità di un collega. Interrompiamo i collegamenti come farebbe Excel: ogni formula che punta a un'altra cartella viene sostituita dal suo ultimo valore.

L'elenco delle cartelle collegate, con il loro percorso e il numero di celle che dipendono da esse.
Formule che puntano a un'altra cartella sostituite dal loro ultimo valore; le altre formule restano.
Nomi definiti che puntano a un'altra cartella, rimossi.
Il file corretto viene riletto: ogni valore è identico a prima.

Cosa non fa: Se un elenco a discesa, una formattazione condizionale o un grafico puntano all'altra cartella, nulla viene toccato e lo schermo dice dove: interrompere il collegamento li lascerebbe puntare nel vuoto, ed Excel «riparerebbe» il file all'apertura.

Formule in valori

Per inviare una tabella senza i suoi calcoli o i suoi collegamenti ad altri file, o perché smetta di muoversi: ogni formula diventa il valore che mostrava. È l'Incolla speciale, Valori, di Excel, su tutti i fogli scelti in una volta.

Il numero di formule su ogni foglio, e la scelta dei fogli da congelare.
Ogni formula sostituita dal suo ultimo valore calcolato; numeri, testo, date e booleani mantengono il loro tipo.
Formattazione, larghezza delle colonne e gli altri fogli restano come sono.
Il file prodotto viene riletto: ogni valore è identico a prima.

Cosa non fa: Il valore mantenuto è quello che Excel ha salvato all'ultimo calcolo: se la cartella di lavoro è stata salvata senza ricalcolare, è quello il valore. Una formula senza valore salvato diventa una cella vuota, e viene conteggiata.

Trova e sostituisci

Il trova e sostituisci di Excel non conosce le espressioni regolari, non attraversa tutti i fogli in una volta e non mostra nulla prima di agire. Qui si cerca un testo o un modello, si vede ogni cella interessata e si sostituisce ovunque, nel testo come nelle formule.

Un'espressione regolare (\d+, gruppi, alternative) o un testo preso alla lettera.
Tutti i fogli in una volta; rispetto di maiuscole/minuscole e cella intera, a scelta.
Nel testo delle celle e/o nelle formule (rinominare un intervallo, cambiare il nome di una funzione).
Un'anteprima di ogni corrispondenza, prima e dopo, prima di salvare.
La cartella è conservata: cambiano solo le celle interessate, il resto esce intatto.

Cosa non fa: La sostituzione riguarda il testo e le formule, non il formato dei numeri né i valori numerici stessi. Una formula modificata vede il suo valore ricalcolato da Excel all'apertura.

Separa le celle unite

"Per eseguire questa operazione, tutte le celle unite devono avere le stesse dimensioni": le unioni impediscono di ordinare, filtrare e creare tabelle pivot. Separare le celle in Excel lascia celle vuote; qui il valore unito viene copiato in ciascuna.

Il numero di intervalli uniti per foglio, e la scelta dei fogli da elaborare.
Ogni unione rimossa, e il suo valore copiato in ogni cella che copriva.
La formattazione della cella originale riportata, così le date restano date.
Il file prodotto viene riletto: nessun valore esistente è cambiato.

Cosa non fa: Il valore viene copiato, mai la formula. Un'unione di oltre 10.000 celle viene separata senza essere riempita, perché il file non si gonfi.

Recupera un file danneggiato

Un download interrotto, una chiavetta USB estratta troppo presto, un allegato tagliato: Excel rifiuta di aprire il file, o lo "ripara" rimuovendo metà del contenuto. Il file viene letto parte per parte, anche senza il suo indice, e tutto ciò che si può salvare viene salvato.

Lettura parte per parte, incluso un file troncato a cui manca la fine.
Parti illeggibili messe da parte, riferimenti interrotti rimossi, un foglio di stili minimo se quello vero è perduto.
Una cartella di lavoro riparata, riletta e verificata prima di esserti consegnata.
Sempre, in aggiunta, i valori recuperati in una nuova cartella di lavoro, foglio per foglio.

Cosa non fa: Ciò che non è più nel file non può essere ricostruito: un foglio tagliato a metà restituisce le sue prime righe. Il vecchio formato .xls non è supportato; una cartella protetta da password sì, una volta digitata la password.

Elabora cartelle in lotto

La cartella di lavoro di ogni filiale da trasformare in valori prima dell'invio, i report del mese da liberare dai loro collegamenti e commenti: spunta le correzioni una volta, deposita tutte le cartelle, e ricevi un archivio.

Le correzioni degli strumenti a file singolo, da combinare: formule in valori, collegamenti esterni interrotti, celle separate, cartella alleggerita, proprietà, commenti, impostazioni della stampante e macro rimosse.
Ogni cartella viene riletta e confrontata con l'originale dopo la correzione, come nello strumento a file singolo; una che non supera la verifica non viene consegnata.
Un riepilogo nell'archivio: per ogni cartella, elaborata, niente da correggere, protetta, illeggibile o messa da parte, con la sua dimensione prima e dopo.
Le correzioni spuntate vengono salvate come routine, da riaprire il mese prossimo.

Cosa non fa: Le impostazioni si applicano a ogni foglio di ogni cartella: per convertire solo alcuni fogli, usa lo strumento Formule in valori, una cartella alla volta. I fogli nascosti non vengono né eliminati né mostrati.

Rimuovi la protezione del foglio

Il modello di budget dell'anno scorso, protetto da qualcuno che se n'è andato; un foglio bloccato di cui nessuno ricorda la password. La protezione del foglio non è cifratura: è un contrassegno che la cartella porta con sé, e si può rimuovere senza cercare la password.

Protezione del foglio (celle bloccate) e gli intervalli consentiti che l'accompagnano.
Protezione della struttura: i fogli possono essere aggiunti, rinominati, nascosti e riportati alla luce.
La raccomandazione di sola lettura e la sua password per modificare.
La cartella di lavoro esce con i suoi dati, formule, formattazione e macro, riletta e confrontata con l'originale.

Cosa non fa: Per le tue cartelle di lavoro, o per quelle affidate a te con il consenso di chi le ha protette. Una cartella con una password di apertura è cifrata: questo strumento non la apre senza la sua password, e nessuno strumento dovrebbe.

Rimuovi le connessioni prima di condividere

Una cartella che invii può, sulla macchina del destinatario, tentare di riconnettersi a un sito web, un database o un file di rete, e mostrare errori di collegamento. Questo strumento rimuove quelle connessioni; le cifre già calcolate restano, congelate.

Power Query: le query che recuperano dati da altrove.
Connessioni dati (web, database, ODBC) e tabelle di query.
Collegamenti ad altre cartelle di lavoro.
I valori già nelle celle restano: semplicemente non si aggiornano più.
Il risultato è un .xlsx, pronto da condividere; nulla viene inviato.

Cosa non fa: Lo strumento rimuove le connessioni, non ricalcola e non rimuove né macro né formule; per le macro, vedi Vedi cosa fa una macro, e per interrompere i collegamenti nelle formule, Rimuovi i collegamenti esterni.

Consolida le cartelle di lavoro

Ogni filiale ha compilato lo stesso modello di budget; serve il totale del gruppo. Invece di trenta copia-incolla o di una formula infinita, deposita le cartelle: ogni cella di immissione diventa la somma di tutte, nel modello stesso.

Il modello mantiene la sua formattazione, le sue formule (subtotali, rapporti) e i suoi fogli; Excel ricalcola le formule all'apertura.
Le immissioni in ogni foglio dello stesso nome vengono sommate, indirizzo per indirizzo; una data non viene mai sommata.
Ciò che non corrisponde al modello viene segnalato: un foglio mancante o in più, testo o una formula al posto di un numero.
Ogni somma viene riletta nella cartella prodotta prima di esserti proposta.
Le cartelle protette da password si aprono con la loro password, e tutto resta nel tuo browser.

Cosa non fa: Le cartelle di lavoro devono seguire lo stesso modello: stessi fogli, stesse celle. Una riga inserita in una sola cartella sposta tutto ciò che sta sotto, e l'addizione avviene allora nel posto sbagliato: l'elenco delle differenze aiuta a individuarlo, non a correggerlo.

Pulire i dati

Correggi un file CSV

Deposita il CSV: lo strumento riconosce la sua codifica e il suo delimitatore, ripara i caratteri danneggiati, e ti dà un file che Excel apre bene al primo colpo, come CSV o XLSX.

La codifica riconosciuta: UTF-8, Windows-1252, Mac, code page DOS, UTF-16.
Caratteri a doppia codifica («Ã©», «â€™») riparati uno per uno, con esempi sullo schermo.
Il delimitatore rilevato dalla regolarità delle colonne, non dal numero di virgole.
Campi tra virgolette, interruzioni di riga dentro una cella, virgolette mai chiuse.
In XLSX, numeri e date riconosciuti colonna per colonna, e codici con zeri iniziali mantenuti come testo.

Cosa non fa: Un file che non è testo (un vecchio .xls rinominato .csv, per esempio) viene rifiutato con una spiegazione. Un numero che un foglio di calcolo ha già troncato alla sedicesima cifra non può essere riparato: le cifre perse non sono più nel file.

Rimuovi i duplicati

Scegli le colonne che rendono una riga uguale a un'altra. Lo strumento mostra i duplicati prima di rimuoverli, e ti dà il file senza di essi, con l'elenco di ciò che è stato rimosso.

Le colonne che contano, a tua scelta: tutte, solo l'indirizzo email, o il nome e la città.
Maiuscole, spazi in più e accenti ignorati su richiesta: «ROSSI SRL» e «Rossi Srl» diventano lo stesso valore.
La prima o l'ultima occorrenza mantenuta.
Un foglio «Duplicati rimossi» nel file prodotto, così puoi controllare.

Cosa non fa: Sono duplicati esatti una volta messe da parte maiuscole, spazi e accenti. «Rossi Srl» e «Rossi Limited» non vengono riconosciuti come la stessa azienda: l'abbinamento approssimato è un altro lavoro, con una revisione riga per riga.

Quasi-duplicati

Prima di un'importazione nel CRM, la stessa azienda appare con tre grafie, un cliente con un errore di battitura. La deduplicazione esatta non li vede: qui le righe che si somigliano vengono raggruppate, e decidi tu gruppo per gruppo.

Grafie ridotte all'essenziale: maiuscole, accenti, punteggiatura, abbreviazioni puntate, forme giuridiche (Srl, Spa, SNC, GmbH, SA…), "&" ed "e".
Errori di battitura e parole in un ordine diverso avvicinati, con una sensibilità regolabile.
I gruppi meno certi per primi; le righe identiche una volta pulite vengono accettate in anticipo.
A tua scelta: rimuovere i duplicati e mantenere la prima riga, oppure numerare i gruppi in una colonna e non rimuovere nulla.

Cosa non fa: La somiglianza non è una prova: "Martini Srl" a Milano e "Martini Spa" a Roma potrebbero essere due aziende. Aggiungi la città o il CAP alle colonne confrontate, e rivedi i gruppi.

Pulisci il testo

"Rossi" e "Rossi " non sono lo stesso valore per un foglio di calcolo, e un CERCA.VERT fallisce senza dire una parola. Scegli le colonne: spazi in più, spazi unificatori, interruzioni di riga e caratteri invisibili spariscono, e le maiuscole vengono rese coerenti se vuoi.

Spazi iniziali, finali e doppi, e spazi unificatori da una pagina web o da un PDF.
Interruzioni di riga dentro le celle, sostituite da uno spazio.
Caratteri invisibili: spazi a larghezza zero, trattini morbidi, codici di controllo.
Maiuscole: MAIUSCOLO, minuscolo, Iniziali Maiuscole, o Prima lettera maiuscola.
L'anteprima evidenzia ogni cella modificata prima che tu salvi.

Cosa non fa: Vengono toccate solo le colonne spuntate, e solo le loro celle di testo: numeri e date restano come sono. Gli errori di battitura non vengono corretti.

Converti il testo in numeri

Un numero memorizzato come testo non si somma, non si ordina e rompe le ricerche. Lo strumento legge i numeri con separatore decimale a punto o a virgola, con i loro simboli di valuta, separatori delle migliaia e negativi contabili, e dice quali non è riuscito a leggere.

Il separatore decimale a punto o a virgola, rilevato colonna per colonna, o impostato da te.
Separatori delle migliaia, simboli €, $ e £, percentuali.
Negativi tra parentesi (contabilità) e con un meno finale (esportazioni SAP).
Codici con zeri iniziali e numeri più lunghi di quindici cifre restano testo.
Le celle che non si sono potute leggere vengono conteggiate e mostrate, e lasciate come sono.

Cosa non fa: Un numero che un foglio di calcolo ha già arrotondato (oltre le quindici cifre) non recupera le sue cifre perse. Un valore ambiguo come "1.234" viene letto secondo la convenzione della colonna: controlla l'anteprima.

Correggi le date

Una data memorizzata come testo non si ordina e non si può usare nei calcoli. Lo strumento legge date europee, americane e ISO, decide l'ordine di giorno e mese in base agli indizi nei valori (un giorno superiore a 12), e rifiuta le date che non esistono.

GG/MM/AAAA, MM/GG/AAAA, AAAA-MM-GG, con o senza orario, e la forma compatta AAAAMMGG.
L'ordine di giorno e mese deciso per colonna, mai cella per cella.
Numeri seriali (una data trasformata in numero, come 46023) su richiesta.
Date impossibili (31 febbraio, 29 febbraio di un anno non bisestile) segnalate, non inventate.

Cosa non fa: Una colonna in cui nulla supera 12 (03/04/2026) mantiene l'ordine della tua lingua, a meno che tu non lo imposti. Le date scritte a parole ("3 aprile 2026") non vengono ancora lette.

Zeri iniziali e numeri lunghi

Un foglio di calcolo legge "01000" come il numero 1000, e "3012345678912" come 3,01E+12. Lo strumento riporta i codici alla lunghezza originale della colonna e scrive per intero i numeri lunghi, come testo, perché non si perdano di nuovo.

La lunghezza originale rilevata per colonna (la più lunga che ricorre spesso), o impostata da te.
Notazione scientifica annullata quando il file conserva ancora ogni cifra.
I numeri che hanno già perso cifre vengono segnalati, mai riempiti a caso.
Il risultato è scritto come testo: Excel non può più togliere gli zeri.

Cosa non fa: Un numero mostrato come "3,01234567891E+12" ha solo dodici cifre significative: la tredicesima è persa e nessuno strumento può recuperarla. Riprendilo dalla sua fonte.

Pulisci un'esportazione di software

Le esportazioni "stampate" da ERP, banche e software delle paghe ripetono l'intestazione su ogni pagina, infilano subtotali tra i dati e scrivono un'etichetta di gruppo una sola volta. Le trasformiamo in una tabella che puoi filtrare e ordinare.

Intestazioni ripetute attraverso il file, rimosse.
Righe di subtotale e totale ("Subtotale", "Totale generale", "Riporto"), rimosse e mostrate.
Righe completamente vuote, rimosse.
Un'intestazione distribuita su due o tre righe, appiattita in una.
Etichette di gruppo riempite verso il basso nelle colonne che spunti.

Cosa non fa: Un subtotale viene riconosciuto dalla sua etichetta: una riga di totale senza etichetta resta, e appare nell'anteprima. Le celle unite in una cartella di lavoro sono gestite dallo strumento di separazione delle celle.

Dividi o unisci colonne

Un nome completo in nome e cognome, un indirizzo in via, CAP e città, una colonna tagliata su un delimitatore: le nuove colonne prendono il posto della vecchia. O il contrario, più colonne unite in una.

Nome e cognome, negli ordini abituali: "Maria Rossi", "ROSSI Maria", "Rossi, Maria".
Via, CAP e città, da un indirizzo su una riga.
Su un delimitatore (spazio, virgola, punto e virgola, trattino, barra), in tutte le colonne necessarie, o solo al primo.
Unisci più colonne con il delimitatore che scegli.
La colonna originale mantenuta o sostituita, a tua scelta.

Cosa non fa: I nomi composti senza trattino ("Maria Anna Rossi") vengono divisi al primo spazio, a meno che il cognome sia in maiuscolo. L'anteprima mostra ogni divisione prima che tu salvi.

Uniforma i formati

Prima dell'importazione in un CRM o in un software delle paghe, ogni colonna deve parlare una sola lingua: numeri di telefono in un formato, CAP completi, email in minuscolo. I valori che non si possono leggere vengono mostrati, non indovinati.

Numeri di telefono italiani come "06 1234 5678" o internazionali "+390612345678"; altri numeri internazionali mantenuti.
CAP italiani a cinque cifre.
Email in minuscolo, senza spazi né "mailto:", indirizzi non validi segnalati.
Partite IVA e codici fiscali raggruppati, nomi propri con iniziali maiuscole.

Cosa non fa: La formattazione dei numeri di telefono segue le convenzioni italiane; i numeri esteri vengono mantenuti come sono quando sono già in formato internazionale, e segnalati altrimenti. La validità di un'email viene verificata solo sulla sua forma.

Concatena passaggi di pulizia

Ogni mese arriva la stessa esportazione con gli stessi difetti, e gli stessi dieci minuti di correzioni manuali. Concatena qui i passaggi una volta, guardando il risultato costruirsi: la routine viene salvata, e il mese prossimo si applica con un clic, a un file o a ogni file che depositi.

Diciotto passaggi da combinare: pulire l'esportazione, pulire il testo, convertire numeri e date, ripristinare gli zeri iniziali, uniformare i formati, dividere o unire colonne, rimuovere duplicati, filtrare e ordinare righe, validare IBAN, partite IVA ed email, cercare in un file di riferimento, annullare o creare un pivot, costruire una tabella pivot, eliminare o rinominare colonne.
Un assistente che compone la routine a partire da una frase ("mantieni le righe dove Stato è pagato, ordina per Cliente"): mostra i passaggi, li verifichi tu, nulla viene indovinato in silenzio.
Routine già pronte per i file che si trovano ovunque (esportazione di software, estratto conto, contatti per un CRM, file da importare, codici e identificatori), impostate a partire dalle colonne del tuo file.
La ricerca porta dentro, come un CERCA.VERT, le colonne di un file di riferimento (l'elenco clienti, il piano dei conti); la routine ne ricorda il nome, e ti basta depositarlo insieme ai file del mese.
Ogni passaggio si applica al risultato del precedente; l'anteprima e il riepilogo di ogni passaggio si aggiornano a ogni impostazione.
La routine viene conservata nel tuo browser e si riapre con un clic; può anche essere scaricata come piccolo file, da condividere con un collega.
Da qualsiasi strumento di pulizia, "Continua in una routine" porta con sé il file e l'impostazione corrente come primo passaggio.
Più file: la routine si applica a ciascuno, e ottieni un archivio con un riepilogo che dice quali controllare, oppure un unico file che combina tutti i risultati, oppure un file per filiale, per venditore, per valore di una colonna.
Un'intera cartella, in Chrome ed Edge: ogni file della cartella viene elaborato, e i risultati vengono scritti in una sottocartella, accanto agli originali; il mese prossimo, la stessa cartella viene proposta con un clic.
Le colonne sono nominate, non numerate: un file le cui colonne si sono spostate viene comunque elaborato.

Cosa non fa: Una colonna rinominata nel file di origine non viene indovinata: il passaggio che la cerca viene segnalato e il file marcato "da controllare" nel riepilogo. La routine contiene solo impostazioni, mai dati.

Anonimizza un file

Un'esportazione delle paghe per un fornitore, una base clienti per una demo, un file da allegare a un ticket di assistenza: servono i dati, non le persone. Le colonne personali vengono riconosciute, e ogni valore viene sostituito da uno inventato, sempre lo stesso per la stessa persona.

Nomi, email, telefoni, IBAN, identificatori (codice fiscale, partita IVA, matricola), indirizzi: riconosciuti dal nome e dal contenuto delle colonne.
Sostituzioni coerenti: la stessa persona diventa "Persona 12" ovunque, in ogni colonna; il file può essere contato, ricercato e deduplicato come l'originale.
Valori palesemente inventati, ma ben formati: un controllo di importazione accetta gli IBAN e le email prodotte.
La tabella di corrispondenza, solo se la chiedi, in un file separato.
Il file non lascia mai il tuo computer: è tutto il punto, dato che contiene ciò che va protetto.

Cosa non fa: Con la tabella di corrispondenza, questa è pseudonimizzazione ai sensi del GDPR, non anonimizzazione. Le colonne lasciate come sono (date di nascita, CAP, importi rari) possono ancora rendere qualcuno riconoscibile: rileggile.

Controllare

Valida i dati

Un IBAN digitato male, una partita IVA con una cifra in meno, un codice la cui chiave non torna: vedilo prima che la banca o il software delle paghe rifiuti l'importazione. Ogni colonna riceve il suo controllo, suggerito dal suo nome.

IBAN (mod 97 e lunghezza per paese), BIC, partita IVA e codice fiscale, numeri di partita IVA UE.
Codici fiscali, codici EAN, email, numeri di telefono, CAP, date impossibili, campi obbligatori.
Le celle non valide elencate, con il motivo.
Una cartella di lavoro annotata: una colonna "Controllo" per riga, celle non valide evidenziate, un foglio di anomalie.

Cosa non fa: Sono controlli di forma: una partita IVA valida non prova che l'azienda sia attiva, né un IBAN valido che il conto sia aperto. Nulla viene verificato online.

Profilo delle colonne

Prima di analizzare un file sconosciuto, guarda cosa contiene davvero: quanti vuoti, valori distinti, numeri memorizzati come testo, valori fuori dall'ordinario. Una scheda per colonna, e un report da conservare.

Celle piene e vuote, valori distinti e ripetuti, e le colonne che potrebbero servire da identificatore.
Tipi misti e numeri memorizzati come testo, spazi vaganti.
Minimo, massimo, media e mediana; valori anomali secondo la regola di Tukey.
I valori più frequenti, il periodo coperto dalle date.

Cosa non fa: Un "valore anomalo" è fuori dall'ordinario, non necessariamente sbagliato: un grande cliente è pur sempre un cliente. Il profilo legge l'intero file in memoria.

Controllo pre-importazione

L'importazione nelle paghe, nell'ERP o nel CRM si ferma alla riga 4.212 con un messaggio illeggibile. Qui descrivi cosa si aspetta il software, e ogni riga che rifiuterà viene elencata prima dell'importazione, con il motivo.

Il formato dedotto da un file modello, o dal file stesso, poi corretto sullo schermo.
Per colonna: il tipo, obbligatorio o no, la lunghezza massima, i valori consentiti, l'unicità, e un controllo di formato (IBAN, email…).
Colonne mancanti, in più o fuori ordine, abbinate per nome.
Il formato viene salvato in un piccolo file, da depositare di nuovo con il file della settimana prossima.

Cosa non fa: Il controllo copre ciò che si vede nel file: non sa che un codice cliente deve esistere nel software. Per controllare una lista rispetto a un'altra, cerca tra i due file.

Combinare e confrontare

Unisci file Excel

Report di filiale, esportazioni mensili, i fogli di una cartella di lavoro: depositali, controlla come si abbinano le colonne, e ottieni un'unica tabella.

File XLSX, CSV e ODS mescolati, con tutti i loro fogli o solo quelli che spunti.
Colonne abbinate per nome, ignorando maiuscole, accenti e spazi; l'abbinamento viene mostrato e può essere corretto.
Una colonna «Origine» che dice da quale file e foglio proviene ogni riga.
Il risultato come XLSX (date e numeri mantenuti) o CSV.

Cosa non fa: I valori vengono riportati, non le formule né la formattazione: la tabella unita è una tabella di dati. Oltre 1.048.576 righe, l'XLSX continua su un secondo foglio; il CSV non ha limite.

Cerca tra due file

Aggiungi il nome e la città di ogni cliente dal file clienti al file ordini: nessuna formula, nessuna copia dei due file in un'unica cartella di lavoro, e sapendo esattamente quali chiavi non hanno trovato nulla.

La chiave suggerita automaticamente quando una colonna ha lo stesso nome da entrambe le parti.
Le colonne da portare, a tua scelta, aggiunte a destra del file principale.
Le cause abituali di fallimento neutralizzate: spazi in più, maiuscole, un numero memorizzato come testo da una parte.
Le chiavi che non hanno trovato nulla conteggiate e mostrate; le chiavi duplicate nel riferimento segnalate.

Cosa non fa: Una chiave duplicata nel riferimento restituisce la sua prima occorrenza, come fa CERCA.VERT. Gli abbinamenti approssimati ("Rossi Srl" e "Rossi Limited") non vengono fatti.

Riconcilia due liste

Un estratto conto e il libro mastro, un file clienti e l'esportazione del CRM: ogni riga cerca la sua riga nell'altra lista, tramite un riferimento condiviso o, in mancanza, per importo e data più vicina. Ciò che resta sono le differenze, da rivedere una per una.

Per riferimento (numero di fattura o di documento) o per importo e data, con una tolleranza in giorni.
Una tolleranza sull'importo, e segni invertiti da una lista all'altra (dare e avere).
Ogni riga viene usata una sola volta: due pagamenti dello stesso importo non corrispondono alla stessa ricevuta.
I totali di entrambe le liste e la loro differenza; una cartella di lavoro con un foglio per categoria.

Cosa non fa: L'abbinamento per importo non sa che un pagamento di 300 copre tre da 100: i raggruppamenti si fanno ancora a mano. Le differenze vengono mostrate, non corrette.

Dividi un file

Scegli la colonna che divide (filiale, venditore, cliente) o una dimensione di lotto: ogni pezzo mantiene l'intestazione, e finiscono tutti in un archivio ZIP, o come fogli di un'unica cartella di lavoro.

Per valore di una colonna: un file per valore, denominato in base ad esso.
Per numero di righe: lotti regolari, per un'importazione che rifiuta i file grandi.
Ogni pezzo come XLSX o CSV in un archivio ZIP, o un'unica cartella di lavoro con un foglio per pezzo.
Un'anteprima dei pezzi e del loro numero di righe prima di dividere.

Cosa non fa: Una cartella di lavoro con fogli non può contenere più di 255 pezzi: oltre, scegli file separati. Le formule e la formattazione non vengono riportate.

Confronta due file Excel

Deposita la vecchia versione, poi la nuova. Le righe vengono abbinate tramite una chiave (un numero di dipendente, un riferimento) o per posizione, e ottieni una cartella di lavoro annotata: verde per ciò che è arrivato, rosso per ciò che è sparito, giallo per ciò che è cambiato.

La chiave suggerita automaticamente quando una colonna identifica ogni riga; sono ammesse più colonne.
Colonne abbinate per nome, anche se il loro ordine è cambiato; colonne aggiunte o rimosse segnalate.
12 e «12» sono diversi, 0,1 + 0,2 e 0,3 sono uguali: confrontiamo nel modo in cui calcola un foglio di calcolo.
Una cartella di lavoro di risultato annotata, e un foglio che elenca ogni cella modificata, prima e dopo.

Cosa non fa: Vengono confrontati i valori, non le formule né la formattazione. Senza una chiave, una riga inserita in mezzo fa sembrare modificato tutto ciò che segue: lo schermo lo dice, e suggerisce una chiave quando ne trova una.

Differenze tra due elenchi

Due esportazioni dello stesso file clienti, l'elenco di ieri e quello di oggi: cosa è stato aggiunto, cosa è sparito? Scegli una colonna per lato, e lo strumento ordina ogni valore a seconda che sia nell'uno, nell'altro o in entrambi.

Cosa è solo nel primo elenco, solo nel secondo e cosa è comune.
Ignorare a scelta maiuscole/minuscole, spazi in più e accenti, per avvicinare le grafie simili.
Il risultato, un valore per riga con il suo lato, si salva in Excel, CSV o ODS.
Due file, o due fogli della stessa cartella.
Tutto avviene nel browser, non viene inviato nulla.

Cosa non fa: Lo strumento confronta colonna contro colonna (un valore c'è o non c'è); per abbinare righe e riportare colonne, vedi Riconcilia due elenchi o CERCA.VERT tra due file.

Analizzare e convertire

Apri un file grande

Excel si ferma a 1.048.576 righe. Qui, il file viene letto dal tuo disco a pezzi: sfoglia, filtra, ordina, ed esporta ciò che hai mantenuto come CSV, o come XLSX se ci sta.

File di più gigabyte, letti a pezzi: nulla viene caricato per intero.
Il numero esatto di righe, con le righe irregolari segnalate.
Filtri combinati (contiene, uguale, maggiore di, vuoto…), con numeri e date letti nel tuo formato.
Ordinamento per colonna, e un profilo di ogni colonna: valori più frequenti, minimo, massimo, somma.
Il risultato esportato come CSV senza limite di dimensione, o come XLSX fino a 1.048.575 righe.

Cosa non fa: Solo file di testo (CSV, TSV, TXT), in UTF-8 o in una code page occidentale; una cartella di lavoro XLSX è comunque limitata a 1.048.576 righe da Excel. L'ordinamento mantiene una chiave per riga in memoria: oltre tre milioni di righe di testo, filtra prima.

Tabella pivot automatica

Fatturato per venditore e per mese, numero di ordini per regione: lo strumento riconosce cosa si può mettere in pivot, suggerisce pivot utili con un clic, e calcola la tabella con i suoi totali.

Dimensioni (categorie, date) e misure (importi, quantità) riconosciute automaticamente.
Una o due dimensioni in righe, una in colonne; somma, conteggio, media, minimo, massimo, valori distinti.
Date raggruppate per giorno, mese, trimestre o anno; percentuali del totale; ogni periodo confrontato con il precedente, con la sua variazione in percentuale.
La tabella e un grafico a barre sullo schermo; nella cartella di lavoro, la tabella calcolata e il suo grafico Excel, una vera tabella pivot che si aggiorna in Excel, e i dati.

Cosa non fa: La tabella calcolata viene salvata come valori, per aprirsi ovunque; la tabella pivot è quella che si aggiorna, in Excel (si costruisce da sola all'apertura). Il calcolo "valori distinti" non esiste in una tabella pivot classica: viene consegnato solo come valori.

Riepilogare una colonna

Quanti ordini per regione, quante volte torna ogni codice, il totale per cliente: invece di montare una tabella pivot, scegli una colonna e leggi subito i suoi valori distinti, contati e ordinati.

I valori distinti di una colonna, contati e ordinati dal più frequente al meno frequente.
Se serve, un totale, una media, un minimo o un massimo di un'altra colonna per valore.
I valori vuoti raggruppati a parte.
Il riepilogo si salva in Excel, CSV o ODS.
Tutto avviene nel browser, non viene inviato nulla.

Cosa non fa: Lo strumento raggruppa su una sola colonna. Per incrociare due dimensioni, o per ottenere un grafico e una tabella pivot nativa, vedi Tabella pivot automatica.

Query SQL

Conosci SQL, i tuoi dati sono in tre file Excel. Depositali: ognuno diventa una tabella, e la query si scrive come su un database, join inclusi, senza installare o importare nulla da nessuna parte.

Ogni file (o ogni foglio) diventa una tabella; le sue colonne si inseriscono con un clic.
SELECT, DISTINCT, join interni ed esterni, WHERE, GROUP BY, HAVING, ORDER BY, LIMIT, CASE, LIKE, IN, BETWEEN.
Le funzioni comuni: COUNT, SUM, AVG, MIN, MAX, GROUP_CONCAT, UPPER, SUBSTR, REPLACE, ROUND, COALESCE, YEAR, MONTH.
Esempi scritti con i nomi reali delle tue colonne, e il risultato come XLSX, CSV, ODS o JSON.

Cosa non fa: È la parte di SQL utile sulle tabelle: niente subquery, UNION o funzioni finestra, e nulla che modifichi i file. Le tabelle restano nella memoria della scheda: qualche centinaio di migliaia di righe, non decine di milioni.

Annulla o crea un pivot

Una tabella con una colonna per mese si legge bene, ma non si può filtrare né mettere in pivot. Annullare il pivot la trasforma in un elenco, una riga per prodotto e mese; creare un pivot fa il contrario.

Le colonne da mantenere come sono, a tua scelta; le altre diventano righe.
I nomi delle due nuove colonne, a tua scelta ("Mese", "Importo").
Celle vuote saltate o mantenute.
Pivot: i valori di una colonna diventano colonne, con i duplicati segnalati.

Cosa non fa: Quando si crea un pivot, la stessa chiave con lo stesso attributo mantiene solo il suo primo valore; il numero di valori ignorati viene mostrato.

Converti un foglio di calcolo

Deposita uno o più file e scegli il formato di destinazione. Ogni foglio diventa un CSV, una cartella di lavoro o una tabella JSON.

Ingresso: XLSX e XLSM, vecchi XLS (Excel 97-2003), ODS, CSV (qualsiasi codifica), JSON.
Uscita: XLSX, CSV per Excel (virgola), CSV per Excel europeo (punto e virgola), ODS, JSON.
Le date restano date e i numeri restano numeri, quando il formato di destinazione lo consente.
Una cartella di lavoro multi-foglio in CSV: un file per foglio, in un archivio ZIP.

Cosa non fa: I valori vengono convertiti, non le formule, i grafici o la formattazione. I vecchi file .xls (Excel 97-2003) vengono letti per i loro valori, password inclusa: ti viene chiesta quando depositi il file.

PDF in foglio di calcolo

Un estratto conto, una fattura, un prospetto esportato in PDF: le cifre ci sono, ma impossibili da rielaborare. Lo strumento legge il testo del PDF e la sua disposizione per ricostruire le tabelle, pagina per pagina, nel browser.

Le tabelle recuperate pagina per pagina, allineate in righe e colonne.
I numeri riconosciuti come numeri (virgola o punto decimale, parentesi per i negativi).
Esportazione in Excel (un foglio per pagina), CSV o ODS.
Tutto avviene nella scheda: il PDF non lascia mai il tuo dispositivo.
Per i PDF digitali, prodotti da un software. Un PDF scansionato è un'immagine, senza testo da estrarre.

Cosa non fa: Lo strumento non legge i PDF scansionati (immagini): non c'è riconoscimento dei caratteri. La ricostruzione delle colonne segue l'allineamento del testo; una tabella molto irregolare può richiedere poi un passaggio di «Pulire un'esportazione».

Capire le formule

Spiega una formula

Una formula di tre righe ereditata da un collega, un CERCA.VERT che restituisce qualcosa di strano: incollala, ogni funzione viene esposta, dall'esterno verso l'interno, e tutto ciò che rischia di andare storto viene segnalato.

Formule da un Excel inglese o italiano, riconosciute automaticamente (separatori , o ;).
Ogni funzione in una frase, i suoi argomenti nominati, le funzioni annidate numerate.
I tranelli classici: corrispondenza approssimata, intervallo non bloccato con $, numero di colonna fisso, SE.ERRORE troppo ampio, data unita con &, funzioni volatili, divisione per zero.
La formula nell'altra lingua di Excel, pronta da copiare.

Cosa non fa: La formula viene letta, non calcolata: senza la cartella di lavoro, il contenuto delle celle è sconosciuto. Le formule di un'intera cartella si rivedono con l'audit delle formule.

Traduci una formula

Una formula da un collega inglese non funziona nel tuo Excel italiano: i nomi delle funzioni cambiano, e i punti e virgola sostituiscono le virgole. Tutto viene tradotto in una volta, in entrambe le direzioni.

Più di trecento funzioni, da SUM a XLOOKUP, in entrambe le direzioni.
Separatori di argomenti, decimali, costanti di matrice {1,2;3,4} e valori di errore (#VALORE!, #NOME?).
TRUE e FALSE, riferimenti strutturati ([#Questa riga]); nomi dei fogli e testi tra virgolette lasciati intatti.
Gli spazi e le interruzioni di riga della formula mantenuti.

Cosa non fa: I codici di formato di TESTO (gg/mm/aaaa, dd/mm/yyyy) non vengono tradotti: viene segnalato. Una funzione sconosciuta viene lasciata come è, e nominata.

Trova la formula giusta

Sai cosa vuoi, non quale funzione lo fa. Scegli l'intenzione, indica le tue celle: la formula viene scritta nella lingua del tuo Excel, e spiegata passo dopo passo.

Una ventina di intenzioni comuni: cercare, contare e sommare per criteri, segnalare duplicati, estrarre un nome, differenze tra date, variazioni percentuali.
Intervalli bloccati con $ quando la formula è pensata per essere copiata verso il basso.
La versione CERCA.X per Excel 2021 e Microsoft 365, o INDICE e CONFRONTA per ogni versione.
Una cella vuota invece di un errore, con un clic, quando il calcolo può fallire.

Cosa non fa: Le intenzioni sono quelle più comuni; un'esigenza più rara significa comunque combinare le funzioni da soli. Nessuna intelligenza artificiale: le formule vengono scritte da regole, sempre le stesse.