Cada herramienta, y lo que no hace

Diagnosticar

Diagnóstico del libro

Suelte un libro: en segundos, vea qué lo hace pesado, qué lo hace frágil y qué deja escapar. Cada problema viene con su arreglo, y el archivo arreglado se vuelve a leer antes de ofrecérselo.

• El peso del archivo, parte por parte: hojas, estilos, imágenes, cachés de tablas dinámicas.
• El final real de los datos en cada hoja, y las filas fantasma más allá.
• Estilos duplicados, formato condicional copiado, nombres definidos rotos, vínculos a otros libros.
• Errores de fórmula, hojas ocultas, filas y columnas, el autor y los comentarios.
• El archivo arreglado se vuelve a leer y se compara con el original, celda por celda, antes de ofrecérselo.

Lo que no hace: Libros de Excel 2007 y posteriores (.xlsx, .xlsm). Un archivo antiguo .xls no se lee; un libro protegido con contraseña sí, una vez escrita la contraseña, y un libro cuyas hojas solo están protegidas se lee directamente.

Limpiar antes de enviar

Un libro lleva el nombre de su autor, la ruta de la carpeta donde se guardó, sus comentarios y sus hojas ocultas. Vea lo que contiene, elija lo que se va, y envíe un archivo limpio.

• El autor, el último editor, la empresa, la ruta de la carpeta y las propiedades personalizadas.
• Comentarios y notas, con los nombres de sus autores.
• Hojas ocultas, eliminadas cuando nada más depende de ellas; las fórmulas que las leen se convierten en valores.
• Filas y columnas ocultas, mostradas para que vea lo que envía.
• Macros, quitadas: el libro se convierte en un archivo .xlsx normal.

Lo que no hace: Una hoja oculta que alimenta una lista desplegable, un gráfico o una tabla dinámica se conserva, y la pantalla dice por qué. Las filas y columnas ocultas se muestran, no se eliminan: eliminarlas desplazaría las referencias del libro.

Inspeccionar un libro

Una hoja oculta con los márgenes, el nombre del autor en las propiedades, un comentario olvidado, un vínculo al disco de un compañero: todo sale con el archivo. Aquí tiene la lista antes de enviarlo, sin cambiar nada.

• Hojas ocultas y muy ocultas (invisibles incluso desde el menú de Excel), filas y columnas ocultas.
• Propiedades del documento: autor, última modificación, empresa, fechas.
• Comentarios y notas, nombres definidos, conexiones de datos y macros.
• Los libros a los que apuntan los vínculos externos, con su ruta completa.

Lo que no hace: La inspección lee y no cambia nada. Para quitar lo que encuentra, la herramienta de limpieza antes de enviar lo hace con un clic.

Auditoría de fórmulas

En medio de una columna de totales, una celda donde alguien escribió 999 en lugar de la fórmula. En otro sitio, una fórmula que multiplica por 1,2 cuando sus vecinas no. Se lee cada fórmula del libro y se enumera lo que destaca, celda por celda.

• Fórmulas que devuelven un error (#N/D, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡VALOR!), con su fórmula.
• Valores fijos en medio de una columna de fórmulas, y fórmulas que difieren de sus dos vecinas.
• Referencias circulares directas, fórmulas que leen otro libro, funciones volátiles (INDIRECTO, DESREF, AHORA) que ralentizan el archivo.
• Un informe del libro: cada hallazgo con su hoja, celda y fórmula.

Lo que no hace: Las fórmulas se leen, no se recalculan: la auditoría señala lo que merece una mirada, no dice que un resultado sea erróneo. Una referencia circular que pasa por varias celdas no se sigue.

Mapa de dependencias

Hereda un libro de veinte hojas, quiere eliminar una hoja, mover un archivo en la red, entender de dónde viene un total. Primero necesita saber qué lee qué: el mapa lo muestra, hoja por hoja, sin abrir una sola fórmula.

• Un diagrama de las hojas por niveles: entradas a la izquierda, cálculos en el centro, resúmenes a la derecha, con el número de fórmulas en cada vínculo.
• Los libros externos llamados, el archivo al que apuntan y una fórmula de ejemplo para cada uno.
• Los nombres definidos: a qué se refieren, y las hojas que los usan; los que ninguna fórmula usa se señalan.
• Las hojas ocultas también aparecen, con línea discontinua: suelen ser donde se esconden los cálculos.
• El mapa se puede guardar como un libro, para documentar el archivo.

Lo que no hace: Solo se leen las fórmulas de celda. Una referencia creada con INDIRECTO, escrita en una macro, una validación de datos o un gráfico no aparece en el mapa.

Entender una consulta de Power Query

Una consulta de Power Query obtiene datos de otro sitio y los transforma con una cadena de pasos, en un lenguaje (M) que pocos leen. Suelta el libro, o pega el código M, y cada paso se dice en una frase, en orden.

• La fuente, con palabras sencillas: el archivo, la carpeta, el sitio web o la base de datos de donde la consulta saca sus datos.
• Pasos numerados: conservar algunas filas, quitar columnas, agrupar, combinar con otra consulta, cada uno en una frase.
• Las trampas que conviene conocer: una fuente que se actualiza sola, credenciales guardadas por máquina, datos tan antiguos como la última actualización.
• Dos entradas: suelte el libro, y la herramienta enumera sus consultas; o pegue el código M de una consulta (el Editor avanzado de Excel).
• Nada sale: el libro se lee en la pestaña, como en todo Klargrid.

Lo que no hace: La herramienta explica una consulta, no la ejecuta ni la cambia. Una transformación poco común, escrita a mano en el código M, recibe una frase genérica con el nombre de la función.

Ver lo que hace una macro

Un libro con macros puede lanzar un programa, descargar un archivo o escribir en el disco, nada más abrirlo. Antes de habilitar las macros, lee lo que hacen: la herramienta abre el proyecto VBA, enumera los módulos y señala las llamadas que vigilar.

• Lo que se ejecuta solo: los procedimientos Workbook_Open, Auto_Open… que se ejecutan al abrir o al cerrar.
• Llamadas de red: descargas, peticiones HTTP, conexiones a internet.
• Ejecución de programas: Shell, WScript.Shell, comandos del sistema.
• El sistema de archivos: lectura, escritura y eliminación de archivos.
• El código de cada módulo se despliega, para leerlo entero.

Lo que no hace: La herramienta lee el código fuente de las macros, no lo ejecuta ni lo quita; para quitar las macros, use la herramienta Limpiar antes de enviar. No dice lo que una macro hace de verdad, sino qué llamadas sensibles contiene.

Explicar una tabla dinámica

Hereda un libro con una tabla dinámica, y quiere saber de dónde saca sus cifras y qué calcula, sin hacer clic por todo Excel. La herramienta lee su definición y la convierte en frases.

• El origen: la hoja y el rango, o la tabla, de donde vienen los datos.
• Los campos en filas y columnas, y los filtros aplicados.
• Los valores y su cálculo: suma, promedio, recuento, y porcentajes del total.
• Cada tabla dinámica del libro, en su hoja y celda.
• Nada se envía ni se recalcula: lee la definición, tal como Excel la guardó.

Lo que no hace: La herramienta lee lo que una tabla dinámica está configurada para hacer, no la ejecuta ni muestra sus resultados calculados. Un campo calculado escrito a mano se nombra, sin detallarlo.

Auditar las conexiones de una carpeta

Antes de compartir o archivar un lote de libros, quiere saber cuáles buscan datos fuera, y dónde. Suéltelos todos: la herramienta enumera cada conexión de datos, archivo por archivo, sin cambiar nada.

• Power Query: las fuentes reales, leídas del código M, con su dirección.
• Conexiones de datos heredadas (web, base de datos, ODBC) que quedan en el libro.
• Vínculos a otros libros.
• Una columna indica si los datos salen de la máquina (una fuente remota) o se quedan como un archivo local.
• Nada se cambia: es un sondeo. El informe se descarga en .xlsx; nada se envía.

Lo que no hace: La herramienta enumera las conexiones, no las quita; para limpiar un libro antes de compartirlo, vea Quitar conexiones antes de compartir.

Reparar y aligerar

Aligerar un libro

Un libro crece sin ningún dato nuevo: formato aplicado a columnas enteras, miles de estilos copiados de archivo en archivo, reglas de formato condicional duplicadas en cada pegado. Quitamos ese peso, y nada más.

• Filas y columnas fantasma más allá del final real de los datos.
• Formatos de celda duplicados y estilos con nombre sin usar, la causa del mensaje "Demasiados formatos de celda distintos".
• Reglas de formato condicional duplicadas, fusionadas de nuevo en una.
• Copias de datos de tablas dinámicas, imágenes que ya nada muestra, nombres definidos rotos.
• Las partes que no tocamos salen byte a byte: gráficos, imágenes y macros se quedan como están.

Lo que no hace: Las imágenes no se vuelven a comprimir: una foto de 8 MB pegada en una hoja conserva su peso. El diagnóstico la muestra, para que pueda reemplazarla.

Quitar vínculos externos

Cada apertura pregunta si actualizar los vínculos a un archivo que ya no existe, o que está en el disco de un compañero. Rompemos los vínculos como lo haría Excel: cada fórmula que apunta a otro libro se reemplaza por su último valor.

• La lista de los libros vinculados, con su ruta y el número de celdas que dependen de ellos.
• Las fórmulas que apuntan a otro libro reemplazadas por su último valor; las demás fórmulas se quedan.
• Los nombres definidos que apuntan a otro libro, quitados.
• El archivo arreglado se vuelve a leer: cada valor es igual que antes.

Lo que no hace: Si una lista desplegable, un formato condicional o un gráfico apunta al otro libro, no se toca nada y la pantalla dice dónde: romper el vínculo los dejaría apuntando a la nada, y Excel "repararía" el archivo al abrir.

Fórmulas a valores

Para enviar una tabla sin sus cálculos ni sus vínculos a otros archivos, o para que deje de moverse: cada fórmula se convierte en el valor que mostraba. Es el Pegado especial, Valores, de Excel, en todas las hojas elegidas a la vez.

• El número de fórmulas de cada hoja, y la elección de las hojas que congelar.
• Cada fórmula reemplazada por su último valor calculado; números, texto, fechas y booleanos conservan su tipo.
• El formato, el ancho de las columnas y las demás hojas se quedan como están.
• El archivo de salida se vuelve a leer: cada valor es igual que antes.

Lo que no hace: El valor conservado es el que Excel guardó en el último cálculo: si el libro se guardó sin recalcular, ese es el valor. Una fórmula sin valor guardado se convierte en una celda vacía, y se cuenta.

Buscar y reemplazar

El buscar y reemplazar de Excel no conoce las expresiones regulares, no recorre todas las hojas a la vez y no muestra nada antes de actuar. Aquí se busca un texto o un patrón, se ve cada celda afectada y se reemplaza en todas partes, en el texto y en las fórmulas.

• Una expresión regular (\d+, grupos, alternativas) o un texto al pie de la letra.
• Todas las hojas a la vez; distinguir mayúsculas y celda entera, a elección.
• En el texto de las celdas o en las fórmulas (renombrar un rango, cambiar el nombre de una función).
• Una vista previa de cada coincidencia, antes y después, antes de guardar.
• El libro se conserva: solo cambian las celdas afectadas, el resto sale intacto.

Lo que no hace: El reemplazo cubre el texto y las fórmulas, no el formato de los números ni los valores numéricos en sí. Una fórmula modificada ve su valor recalculado por Excel al abrir.

Separar celdas combinadas

"Para ello, todas las celdas combinadas deben tener el mismo tamaño": las combinaciones impiden ordenar, filtrar y crear tablas dinámicas. Separarlas en Excel deja celdas vacías; aquí el valor combinado se copia en cada una.

• El número de rangos combinados por hoja, y la elección de las hojas que procesar.
• Cada combinación quitada, y su valor copiado en todas las celdas que cubría.
• El formato de la celda original conservado, para que las fechas sigan siendo fechas.
• El archivo de salida se vuelve a leer: ningún valor existente ha cambiado.

Lo que no hace: El valor se copia, nunca la fórmula. Una combinación de más de 10.000 celdas se separa sin rellenarse, para que el archivo no se dispare.

Recuperar un archivo dañado

Una descarga interrumpida, un USB retirado demasiado pronto, un adjunto cortado: Excel se niega a abrir el archivo, o lo "repara" quitando la mitad del contenido. El archivo se lee parte por parte, incluso sin su índice, y se guarda todo lo que se puede salvar.

• Lectura parte por parte, incluido un archivo truncado al que le falta el final.
• Las partes ilegibles apartadas, las referencias rotas quitadas, una hoja de estilos mínima si la original se pierde.
• Un libro reparado, releído y comprobado antes de entregárselo.
• Siempre, además, los valores recuperados en un libro nuevo, hoja por hoja.

Lo que no hace: Lo que ya no está en el archivo no se puede reconstruir: una hoja cortada por la mitad devuelve sus primeras filas. El formato antiguo .xls no es compatible; un libro protegido con contraseña sí, una vez escrita la contraseña.

Procesar libros por lotes

El libro de cada sucursal que convertir en valores antes de enviarlo, los informes del mes de los que quitar sus vínculos y comentarios: marque los arreglos una vez, suelte todos los libros y recupere un archivo comprimido.

• Los arreglos de las herramientas de un solo archivo, para combinar: fórmulas a valores, vínculos externos rotos, celdas separadas, libro aligerado, propiedades, comentarios, configuración de impresora y macros quitadas.
• Cada libro se vuelve a leer y se compara con el original tras el arreglo, como en la herramienta de un solo archivo; el que no pasa la comprobación no se entrega.
• Un resumen en el archivo comprimido: para cada libro, procesado, nada que arreglar, protegido, ilegible o apartado, con su tamaño antes y después.
• Los arreglos marcados se guardan como una rutina, para abrirla de nuevo el mes que viene.

Lo que no hace: La configuración se aplica a todas las hojas de cada libro: para convertir solo algunas hojas, use la herramienta Fórmulas a valores, un libro cada vez. Las hojas ocultas no se eliminan ni se muestran.

Quitar la protección de hoja

El modelo de presupuesto del año pasado, protegido por alguien que ya no está; una hoja bloqueada cuya contraseña nadie recuerda. La protección de hoja no es cifrado: es una etiqueta que el libro lleva, y se puede quitar sin buscar la contraseña.

• La protección de hoja (celdas bloqueadas) y los rangos permitidos que la acompañan.
• La protección de estructura: se pueden añadir, renombrar, ocultar y mostrar las hojas de nuevo.
• La recomendación de solo lectura y su contraseña para modificar.
• El libro sale con sus datos, fórmulas, formato y macros, releído y comparado con el original.

Lo que no hace: Para sus propios libros, o los que le hayan confiado con el acuerdo de quien los protegió. Un libro con contraseña de apertura está cifrado: esta herramienta no lo abre sin su contraseña, y ninguna herramienta debería.

Quitar conexiones antes de compartir

Un libro que envía puede, en la máquina del destinatario, intentar reconectarse a un sitio web, una base de datos o un archivo de red, y mostrar errores de vínculo. Esta herramienta quita esas conexiones; las cifras ya calculadas se quedan, congeladas.

• Power Query: las consultas que obtienen datos de otro sitio.
• Conexiones de datos (web, base de datos, ODBC) y tablas de consulta.
• Vínculos a otros libros.
• Los valores que ya están en las celdas se quedan: simplemente ya no se actualizan.
• La salida es un .xlsx, listo para compartir; nada se envía.

Lo que no hace: La herramienta quita las conexiones, no recalcula y no quita ni las macros ni las fórmulas; para las macros, vea Ver lo que hace una macro, y para romper vínculos en las fórmulas, Quitar vínculos externos.

Consolidar libros

Cada filial rellenó la misma plantilla de presupuesto; hace falta el total del grupo. En lugar de treinta copiar y pegar o una fórmula interminable, suelte los libros: cada celda de entrada se convierte en la suma de todos, en la propia plantilla.

• La plantilla conserva su formato, sus fórmulas (subtotales, ratios) y sus hojas; Excel recalcula las fórmulas al abrir.
• Las entradas de cada hoja con el mismo nombre se suman, dirección por dirección; una fecha nunca se suma.
• Lo que no coincide con la plantilla se informa: una hoja que falta o que sobra, texto o una fórmula en lugar de un número.
• Cada suma se vuelve a leer en el libro de salida antes de ofrecérsela.
• Los libros protegidos con contraseña se abren con su contraseña, y todo se queda en su navegador.

Lo que no hace: Los libros deben seguir la misma plantilla: mismas hojas, mismas celdas. Una fila insertada en un solo libro desplaza todo lo que hay debajo, y la suma se hace entonces en el sitio equivocado: la lista de diferencias ayuda a detectarlo, no a corregirlo.

Limpiar datos

Reparar un archivo CSV

Suelte el CSV: la herramienta reconoce su codificación y su separador, repara los caracteres dañados, y le da un archivo que Excel abre a la primera, como CSV o XLSX.

• La codificación reconocida: UTF-8, Windows-1252, Mac, página de códigos DOS, UTF-16.
• Caracteres con doble codificación ("é", "’") reparados uno a uno, con ejemplos en pantalla.
• El separador detectado por lo regulares que son las columnas, no por cuántas comas hay.
• Campos entre comillas, saltos de línea dentro de una celda, comillas que nunca se cerraron.
• En XLSX, números y fechas reconocidos columna por columna, y códigos con ceros iniciales conservados como texto.

Lo que no hace: Un archivo que no es de texto (un antiguo .xls renombrado .csv, por ejemplo) se rechaza con una explicación. Un número que una hoja de cálculo ya truncó en su decimosexta cifra no se puede reparar: las cifras perdidas ya no están en el archivo.

Quitar duplicados

Elija las columnas que hacen que una fila sea igual que otra. La herramienta muestra los duplicados antes de quitarlos, y le da el archivo sin ellos, con la lista de lo que se quitó.

• Las columnas que importan, a su elección: todas, solo el correo, o el nombre y la ciudad.
• Mayúsculas, espacios de más y acentos ignorados cuando lo pide: "GARCIA SL" y "García SL" se convierten en el mismo valor.
• La primera o la última aparición conservada.
• Una hoja "Duplicados quitados" en el archivo de salida, para que compruebe.

Lo que no hace: Son duplicados exactos una vez apartadas mayúsculas, espacios y acentos. "García SL" y "García Sociedad Limitada" no se reconocen como la misma empresa: la coincidencia aproximada es otra tarea, con una revisión fila por fila.

Duplicados aproximados

Antes de una importación al CRM, la misma empresa aparece con tres grafías, un cliente con una errata. La eliminación exacta no los ve: aquí, las filas que se parecen se agrupan, y usted decide grupo por grupo.

• Grafías reducidas a lo esencial: mayúsculas, acentos, puntuación, abreviaturas con puntos, formas jurídicas (SL, SA, SLU, SAU, SC…), "&" y "y".
• Erratas y palabras en distinto orden reunidas, con una sensibilidad ajustable.
• Los grupos menos seguros primero; las filas idénticas una vez limpiadas se aceptan de antemano.
• Su elección: quitar los duplicados y conservar la primera fila, o numerar los grupos en una columna y no quitar nada.

Lo que no hace: El parecido no es una prueba: "Martín SL" en Sevilla y "Martín SA" en Bilbao pueden ser dos empresas. Añada la ciudad o el código postal a las columnas comparadas, y revise los grupos.

Limpiar texto

"García" y "García " no son el mismo valor para una hoja de cálculo, y un BUSCARV falla sin decir por qué. Elija las columnas: los espacios de más, los de no separación, los saltos de línea y los caracteres invisibles se van, y las mayúsculas se unifican si lo desea.

• Espacios iniciales, finales y dobles, y los espacios de no separación de una página web o un PDF.
• Saltos de línea dentro de las celdas, reemplazados por un espacio.
• Caracteres invisibles: espacios de ancho cero, guiones de división, códigos de control.
• Mayúsculas: MAYÚSCULAS, minúsculas, Tipo Título, o Tipo frase.
• La vista previa resalta cada celda cambiada antes de guardar.

Lo que no hace: Solo se tocan las columnas marcadas, y solo sus celdas de texto: los números y las fechas se quedan como están. Las erratas no se corrigen.

Convertir texto en números

Un número guardado como texto no suma, no ordena y rompe las búsquedas. La herramienta lee números con punto o coma decimal, con sus símbolos de moneda, separadores de miles y negativos contables, y dice cuáles no ha podido leer.

• El punto o la coma decimal, detectados columna por columna, o fijados por usted.
• Separadores de miles, símbolos €, $ y £, porcentajes.
• Negativos entre paréntesis (contabilidad) y con un signo menos al final (exportaciones de SAP).
• Los códigos con ceros iniciales y los números de más de quince cifras se quedan como texto.
• Las celdas que no se pudieron leer se cuentan y se muestran, y se dejan como están.

Lo que no hace: Un número que una hoja de cálculo ya redondeó (más allá de quince cifras) no recupera sus cifras perdidas. Un valor ambiguo como "1.234" se lee según la convención de la columna: compruebe la vista previa.

Corregir fechas

Una fecha guardada como texto no ordena y no permite calcular con ella. La herramienta lee fechas europeas, estadounidenses e ISO, decide el orden de día y mes a partir de los indicios de los valores (un día mayor que 12), y rechaza las fechas que no existen.

• DD/MM/AAAA, MM/DD/AAAA, AAAA-MM-DD, con o sin hora, y la forma compacta AAAAMMDD.
• El orden de día y mes decidido por columna, nunca celda por celda.
• Números de serie (una fecha convertida en número, como 46023) cuando lo pide.
• Fechas imposibles (31 de febrero, 29 de febrero de un año no bisiesto) señaladas, no inventadas.

Lo que no hace: Una columna donde nada supera el 12 (03/04/2026) mantiene el orden de su idioma, salvo que lo fije. Las fechas escritas con palabras ("3 de abril de 2026") todavía no se leen.

Ceros iniciales y números largos

Una hoja de cálculo lee "01000" como el número 1000, y "3012345678912" como 3,01E+12. La herramienta devuelve a los códigos la longitud original de la columna y escribe los números largos completos, como texto, para que no se pierdan de nuevo.

• La longitud original detectada por columna (la más larga que aparece a menudo), o fijada por usted.
• Notación científica deshecha cuando el archivo todavía conserva todas las cifras.
• Los números que ya han perdido cifras se señalan, nunca se rellenan al azar.
• El resultado se escribe como texto: Excel ya no puede quitar los ceros.

Lo que no hace: Un número mostrado como "3,01234567891E+12" solo tiene doce cifras significativas: la decimotercera se pierde y ninguna herramienta la recupera. Tómelo de nuevo de su fuente.

Limpiar una exportación de software

Las exportaciones "impresas" de los ERP, los bancos y los programas de nóminas repiten el encabezado en cada página, deslizan subtotales entre los datos y escriben la etiqueta de un grupo solo una vez. Las convertimos en una tabla que puede filtrar y ordenar.

• Encabezados repetidos por todo el archivo, quitados.
• Filas de subtotal y total ("Subtotal", "Total general", "Suma y sigue"), quitadas y mostradas.
• Filas totalmente en blanco, quitadas.
• Un encabezado repartido en dos o tres filas, aplanado en una.
• Etiquetas de grupo rellenadas hacia abajo en las columnas que marque.

Lo que no hace: Un subtotal se reconoce por su etiqueta: una fila de total sin etiqueta se queda, y aparece en la vista previa. Las celdas combinadas de un libro las trata la herramienta de separación.

Dividir o combinar columnas

Un nombre completo en nombre y apellidos, una dirección en calle, código postal y ciudad, una columna cortada por un delimitador: las nuevas columnas ocupan el lugar de la antigua. O a la inversa, varias columnas unidas en una.

• Nombre y apellidos, en los órdenes habituales: "María Curie", "CURIE María", "Curie, María".
• Calle, código postal y ciudad, a partir de una dirección en una línea.
• Por un delimitador (espacio, coma, punto y coma, guion, barra), en tantas columnas como haga falta, o solo en el primero.
• Combine varias columnas con el delimitador que elija.
• La columna original conservada o reemplazada, a su elección.

Lo que no hace: Los nombres compuestos sin guion ("María Ana García") se dividen en el primer espacio, salvo que el apellido esté en mayúsculas. La vista previa muestra cada división antes de guardar.

Estandarizar formatos

Antes de importar a un CRM o a un programa de nóminas, cada columna tiene que hablar un solo idioma: teléfonos en un formato, códigos postales completos, correos en minúsculas. Los valores que no se pueden leer se muestran, no se adivinan.

• Teléfonos españoles como "612 34 56 78" o internacionales "+34612345678"; los demás números internacionales se conservan.
• Códigos postales españoles de cinco cifras, con su cero inicial cuando falta.
• Correos en minúsculas, sin espacios ni "mailto:", direcciones no válidas señaladas.
• Números NIF y CIF con su formato, nombres propios en Tipo Título.

Lo que no hace: El formato de los teléfonos sigue las convenciones españolas; los números extranjeros se conservan como están cuando ya están en formato internacional, y se señalan en caso contrario. La validez de un correo solo se comprueba por su forma.

Encadenar pasos de limpieza

Cada mes llega la misma exportación con los mismos defectos, y los mismos diez minutos de arreglos a mano. Encadene los pasos aquí una vez, viendo cómo se construye el resultado: la rutina se guarda, y el mes que viene se aplica con un clic, a un archivo o a todos los que suelte.

• Dieciocho pasos para combinar: limpiar la exportación, limpiar texto, convertir números y fechas, recuperar ceros iniciales, estandarizar formatos, dividir o combinar columnas, quitar duplicados, filtrar y ordenar filas, validar IBAN, identificadores fiscales y correos, buscar en un archivo de referencia, anular la dinamización o dinamizar, crear una tabla dinámica, eliminar o renombrar columnas.
• Un asistente que compone la rutina a partir de una frase ("conservar las filas donde Estado sea pagado, ordenar por Cliente"): muestra los pasos, usted los comprueba, nada se adivina en silencio.
• Rutinas listas para los archivos habituales (exportación de software, extracto bancario, contactos para un CRM, archivo para importar, códigos e identificadores), configuradas a partir de las columnas de su archivo.
• La búsqueda trae, como un BUSCARV, las columnas de un archivo de referencia (la lista de clientes, el plan contable); la rutina recuerda su nombre, y usted solo lo suelta junto con los archivos del mes.
• Cada paso se aplica al resultado del anterior; la vista previa y el resumen de cada paso se actualizan con cada ajuste.
• La rutina se guarda en su navegador y se abre de nuevo con un clic; también se puede descargar como un archivo pequeño, para compartirla con un compañero.
• Desde cualquier herramienta de limpieza, "Continuar en una rutina" lleva el archivo y el ajuste actual como primer paso.
• Varios archivos: la rutina se aplica a cada uno, y usted recibe un archivo comprimido con un resumen que dice cuáles revisar, o un solo archivo que reúne todos los resultados, o un archivo por sucursal, por comercial, por valor de una columna.
• Una carpeta entera, en Chrome y Edge: cada archivo de la carpeta se procesa, y los resultados se escriben en una subcarpeta, junto a los originales; el mes que viene, se ofrece la misma carpeta con un clic.
• Las columnas se nombran, no se numeran: un archivo cuyas columnas han cambiado de sitio se procesa igualmente.

Lo que no hace: Una columna renombrada en el archivo de origen no se adivina: el paso que la busca se señala y el archivo se marca como "revisar" en el resumen. La rutina guarda solo ajustes, nunca datos.

Anonimizar un archivo

Una exportación de nóminas para un proveedor, una base de clientes para una demo, un archivo que adjuntar a un tique de soporte: se necesitan los datos, no las personas. Las columnas personales se reconocen, y cada valor se reemplaza por uno inventado, siempre el mismo para la misma persona.

• Nombres, correos, teléfonos, IBAN, identificadores (número de la Seguridad Social, NIF, número de empleado), direcciones: reconocidos por el nombre y el contenido de las columnas.
• Reemplazos coherentes: la misma persona se convierte en "Persona 12" en todas partes, en cada columna; el archivo se puede contar, buscar y desduplicar como el original.
• Valores claramente inventados, pero bien formados: una verificación de importación acepta los IBAN y correos producidos.
• La tabla de correspondencia, solo si la pide, en un archivo aparte.
• El archivo nunca sale de su ordenador: ese es todo el sentido, ya que contiene lo que hay que proteger.

Lo que no hace: Con la tabla de correspondencia, esto es seudonimización según el RGPD, no anonimización. Las columnas que se dejan como están (fechas de nacimiento, códigos postales, importes poco comunes) todavía pueden hacer reconocible a alguien: repáselas.

Comprobar

Validar datos

Un IBAN mal escrito, un número fiscal al que le falta una cifra, un número de la Seguridad Social cuyo dígito de control no cuadra: véalo antes de que el banco o el programa de nóminas rechacen la importación. Cada columna recibe su comprobación, sugerida por su nombre.

• IBAN (mod 97 y longitud por país), BIC, NIF y CIF, números de IVA de la UE.
• Números de la Seguridad Social, códigos EAN, correos, teléfonos, códigos postales, fechas imposibles, campos obligatorios.
• Las celdas que fallan enumeradas, con el motivo.
• Un libro anotado: una columna "Comprobación" por fila, celdas que fallan resaltadas, una hoja de anomalías.

Lo que no hace: Son comprobaciones de forma: un NIF válido no prueba que la empresa esté en activo, ni un IBAN válido que la cuenta esté abierta. Nada se consulta en línea.

Perfil de columnas

Antes de analizar un archivo desconocido, mire lo que contiene de verdad: cuántos vacíos, valores distintos, números guardados como texto, valores fuera de lo común. Una ficha por columna, y un informe para conservar.

• Celdas llenas y vacías, valores distintos y repetidos, y las columnas que podrían servir de identificador.
• Tipos mezclados y números guardados como texto, espacios sueltos.
• Mínimo, máximo, media y mediana; valores atípicos por la regla de Tukey.
• Los valores más frecuentes, el periodo que cubren las fechas.

Lo que no hace: Un "valor atípico" está fuera de lo común, no necesariamente equivocado: un cliente grande sigue siendo un cliente. El perfil lee todo el archivo en memoria.

Verificación previa a la importación

La importación a nóminas, al ERP o al CRM se detiene en la fila 4.212 con un mensaje ilegible. Aquí describe lo que el software espera, y cada fila que rechazará se enumera antes de la importación, con el motivo.

• El formato deducido de un archivo de plantilla, o del propio archivo, y luego corregido en pantalla.
• Por columna: el tipo, obligatoria o no, la longitud máxima, los valores permitidos, la unicidad, y una comprobación de formato (IBAN, correo…).
• Columnas que faltan, que sobran o fuera de orden, emparejadas por nombre.
• El formato se guarda en un archivo pequeño, para soltarlo de nuevo con el archivo de la semana que viene.

Lo que no hace: La verificación cubre lo que se ve en el archivo: no sabe que un código de cliente debe existir en el software. Para comprobar una lista frente a otra, cruce los dos archivos.

Combinar y comparar

Fusionar archivos de Excel

Informes de sucursales, exportaciones mensuales, las hojas de un libro: suéltelos, compruebe cómo se emparejan las columnas, y obtenga una sola tabla.

• Archivos XLSX, CSV y ODS mezclados, con todas sus hojas o solo las que marque.
• Columnas emparejadas por nombre, ignorando mayúsculas, acentos y espacios; el emparejamiento se muestra y se puede corregir.
• Una columna "Origen" que indica de qué archivo y hoja viene cada fila.
• El resultado como XLSX (fechas y números conservados) o CSV.

Lo que no hace: Se trasladan los valores, no las fórmulas ni el formato: la tabla fusionada es una tabla de datos. Más allá de 1.048.576 filas, el XLSX continúa en una segunda hoja; el CSV no tiene límite.

Cruzar dos archivos

Añada el nombre y la ciudad de cada cliente del archivo de clientes al archivo de pedidos: sin fórmula, sin copiar los dos archivos en un libro, y sabiendo exactamente qué claves no encontraron nada.

• La clave sugerida automáticamente cuando una columna tiene el mismo nombre en ambos lados.
• Las columnas que traer, a su elección, añadidas a la derecha del archivo principal.
• Las causas habituales de fallo neutralizadas: espacios de más, mayúsculas, un número guardado como texto en un lado.
• Las claves que no encontraron nada contadas y mostradas; las claves duplicadas de la referencia señaladas.

Lo que no hace: Una clave duplicada en la referencia devuelve su primera aparición, como hace BUSCARV. Las coincidencias aproximadas ("García SL" y "García Sociedad Limitada") no se hacen.

Conciliar dos listas

Un extracto bancario y el libro mayor, un archivo de clientes y la exportación del CRM: cada fila busca su fila en la otra lista, por una referencia común o, en su defecto, por importe y la fecha más cercana. Lo que queda son las diferencias, para revisarlas una a una.

• Por referencia (número de factura o de documento) o por importe y fecha, con una tolerancia en días.
• Una tolerancia de importe, y signos invertidos de una lista a la otra (debe y haber).
• Cada fila se usa una sola vez: dos pagos del mismo importe no coinciden con el mismo cobro.
• Los totales de ambas listas y su diferencia; un libro con una hoja por categoría.

Lo que no hace: La coincidencia por importe no sabe que un pago de 300 cubre tres de 100: las agrupaciones se siguen haciendo a mano. Las diferencias se muestran, no se corrigen.

Dividir un archivo

Elija la columna que divide (sucursal, comercial, cliente) o un tamaño de lote: cada trozo conserva el encabezado, y todos van a un archivo comprimido, o como hojas de un solo libro.

• Por el valor de una columna: un archivo por valor, con su nombre.
• Por número de filas: lotes regulares, para una importación que rechaza los archivos grandes.
• Cada trozo como XLSX o CSV en un archivo comprimido, o un solo libro con una hoja por trozo.
• Una vista previa de los trozos y su número de filas antes de dividir.

Lo que no hace: Un libro con hojas no puede tener más de 255 trozos: más allá, elija archivos separados. Las fórmulas y el formato no se trasladan.

Comparar dos archivos de Excel

Suelte la versión antigua, luego la nueva. Las filas se emparejan por una clave (un número de empleado, una referencia) o por posición, y obtiene un libro anotado: verde para lo que llegó, rojo para lo que se fue, amarillo para lo que cambió.

• La clave sugerida automáticamente cuando una columna identifica cada fila; se permiten varias columnas.
• Columnas emparejadas por nombre, aunque su orden haya cambiado; columnas añadidas o eliminadas señaladas.
• 12 y "12" son diferentes, 0,1 + 0,2 y 0,3 son iguales: comparamos como calcula una hoja de cálculo.
• Un libro de resultado anotado, y una hoja que enumera cada celda cambiada, antes y después.

Lo que no hace: Se comparan los valores, no las fórmulas ni el formato. Sin una clave, una fila insertada en medio hace que todo lo que va después parezca cambiado: la pantalla lo dice, y sugiere una clave cuando encuentra una.

Diferencias entre dos listas

Dos exportaciones del mismo archivo de clientes, la lista de ayer y la de hoy: ¿qué se añadió, qué desapareció? Elija una columna de cada lado y la herramienta ordena cada valor según esté en una, en la otra o en ambas.

• Lo que solo está en la primera lista, solo en la segunda, y lo que es común.
• Ignorar a elección mayúsculas, espacios de más y acentos, para acercar las grafías parecidas.
• El resultado, un valor por fila con su lado, se guarda en Excel, CSV u ODS.
• Dos archivos, o dos hojas de un mismo libro.
• Todo ocurre en su navegador, no se envía nada.

Lo que no hace: La herramienta compara una columna contra una columna (un valor está o no); para emparejar filas y traer columnas, vea Conciliar dos listas o BUSCARV entre dos archivos.

Analizar y convertir

Abrir un archivo grande

Excel se detiene en 1.048.576 filas. Aquí, el archivo se lee en su disco por trozos: recorra, filtre, ordene, y exporte lo que conservó como CSV, o como XLSX si cabe.

• Archivos de varios gigabytes, leídos por trozos: nada se carga entero.
• El número exacto de filas, con las filas irregulares señaladas.
• Filtros combinados (contiene, es igual a, mayor que, vacío…), con números y fechas leídos en su formato.
• Ordenación por columna, y un perfil de cada columna: valores más frecuentes, mínimo, máximo, suma.
• El resultado exportado como CSV sin límite de tamaño, o como XLSX hasta 1.048.575 filas.

Lo que no hace: Solo archivos de texto (CSV, TSV, TXT), en UTF-8 o una página de códigos occidental; un libro XLSX está limitado a 1.048.576 filas por Excel de todos modos. La ordenación mantiene una clave por fila en memoria: más allá de tres millones de filas de texto, filtre primero.

Tabla dinámica automática

Ingresos por comercial y por mes, número de pedidos por región: la herramienta reconoce lo que se puede dinamizar, sugiere tablas útiles con un clic, y calcula la tabla con sus totales.

• Dimensiones (categorías, fechas) y medidas (importes, cantidades) reconocidas automáticamente.
• Una o dos dimensiones en filas, una en columnas; suma, recuento, promedio, mínimo, máximo, valores distintos.
• Fechas agrupadas por día, mes, trimestre o año; porcentajes del total; cada periodo comparado con el anterior, con su variación en porcentaje.
• La tabla y un gráfico de barras en pantalla; en el libro, la tabla calculada y su gráfico de Excel, una tabla dinámica real que se actualiza en Excel, y los datos.

Lo que no hace: La tabla calculada se guarda como valores, para abrirla en cualquier sitio; la tabla dinámica es la que se actualiza, en Excel (se construye al abrir). El cálculo de "valores distintos" no existe en una tabla dinámica clásica: se entrega solo como valores.

Resumir una columna

Cuántos pedidos por región, cuántas veces vuelve cada código, el total por cliente: en lugar de montar una tabla dinámica, elija una columna y lea al instante sus valores distintos, contados y ordenados.

• Los valores distintos de una columna, contados y ordenados del más frecuente al menos frecuente.
• Si hace falta, un total, un promedio, un mínimo o un máximo de otra columna por valor.
• Los valores vacíos agrupados aparte.
• El resumen se guarda en Excel, CSV u ODS.
• Todo ocurre en su navegador, no se envía nada.

Lo que no hace: La herramienta agrupa por una sola columna. Para cruzar dos dimensiones, o para obtener un gráfico y una tabla dinámica nativa, vea Tabla dinámica automática.

Consultas SQL

Usted habla SQL, sus datos están en tres archivos de Excel. Suéltelos: cada uno se convierte en una tabla, y la consulta se escribe como en una base de datos, uniones incluidas, sin instalar ni importar nada en ningún sitio.

• Cada archivo (o cada hoja) se convierte en una tabla; sus columnas se insertan con un clic.
• SELECT, DISTINCT, uniones internas y externas, WHERE, GROUP BY, HAVING, ORDER BY, LIMIT, CASE, LIKE, IN, BETWEEN.
• Las funciones habituales: COUNT, SUM, AVG, MIN, MAX, GROUP_CONCAT, UPPER, SUBSTR, REPLACE, ROUND, COALESCE, YEAR, MONTH.
• Ejemplos escritos con los nombres reales de sus columnas, y el resultado como XLSX, CSV, ODS o JSON.

Lo que no hace: Esta es la parte de SQL útil sobre tablas: sin subconsultas, UNION ni funciones de ventana, y nada que modifique los archivos. Las tablas se quedan en la memoria de la pestaña: unos cientos de miles de filas, no decenas de millones.

Anular dinamización o dinamizar

Una tabla con una columna por mes se lee bien, pero no se puede filtrar ni dinamizar. Anular la dinamización la convierte en una lista, una fila por producto y mes; dinamizar hace lo contrario.

• Las columnas que conservar tal cual, a su elección; las demás se convierten en filas.
• Los nombres de las dos nuevas columnas, a su elección ("Mes", "Importe").
• Celdas vacías omitidas o conservadas.
• Dinamizar: los valores de una columna se convierten en columnas, con los duplicados señalados.

Lo que no hace: Al dinamizar, la misma clave con el mismo atributo conserva solo su primer valor; se muestra el número de valores ignorados.

Convertir una hoja de cálculo

Suelte uno o varios archivos y elija el formato de destino. Cada hoja se convierte en un CSV, un libro o una tabla JSON.

• Entrada: XLSX y XLSM, antiguo XLS (Excel 97-2003), ODS, CSV (cualquier codificación), JSON.
• Salida: XLSX, CSV para Excel (coma), CSV para Excel europeo (punto y coma), ODS, JSON.
• Las fechas siguen siendo fechas y los números siguen siendo números, cuando el formato de destino lo permite.
• Un libro de varias hojas a CSV: un archivo por hoja, en un archivo comprimido.

Lo que no hace: Se convierten los valores, no las fórmulas, los gráficos ni el formato. Los antiguos archivos .xls (Excel 97-2003) se leen por sus valores, contraseña incluida: se la pedimos cuando suelta el archivo.

PDF a hoja de cálculo

Un extracto, una factura, un informe exportado en PDF: las cifras están ahí, pero imposibles de retrabajar. La herramienta lee el texto del PDF y su disposición para reconstruir las tablas, página por página, en su navegador.

• Las tablas recuperadas página por página, alineadas en filas y columnas.
• Los números reconocidos como números (coma o punto decimal, paréntesis para los negativos).
• Exportación a Excel (una hoja por página), CSV u ODS.
• Todo ocurre en la pestaña: el PDF nunca sale de su dispositivo.
• Para PDF digitales, creados por un programa. Un PDF escaneado es una imagen, sin texto que extraer.

Lo que no hace: La herramienta no lee los PDF escaneados (imágenes): no hay reconocimiento de caracteres. La reconstrucción de las columnas sigue la alineación del texto; una tabla muy irregular puede necesitar luego un paso de «Limpiar una exportación».

Entender fórmulas

Explicar una fórmula

Una fórmula de tres líneas heredada de un compañero, un BUSCARV que devuelve algo raro: péguela, cada función se detalla, de fuera hacia dentro, y se señala todo lo que puede salir mal.

• Fórmulas de un Excel en inglés o en francés, reconocidas automáticamente (separadores , o ;).
• Cada función en una frase, sus argumentos nombrados, las funciones anidadas numeradas.
• Las trampas clásicas: coincidencia aproximada, rango sin fijar con $, número de columna fijo, SI.ERROR demasiado amplio, fecha unida con &, funciones volátiles, división por cero.
• La fórmula en el otro idioma de Excel, lista para copiar.

Lo que no hace: La fórmula se lee, no se calcula: sin el libro, se desconoce el contenido de las celdas. Las fórmulas de todo un libro se revisan con la auditoría de fórmulas.

Traducir una fórmula

Una fórmula de un compañero francés no funciona en su Excel en inglés: los nombres de las funciones cambian, y los puntos y comas reemplazan a las comas. Todo se traduce a la vez, en ambos sentidos.

• Más de trescientas funciones, de SUM a XLOOKUP, en ambos sentidos.
• Separadores de argumentos, decimales, constantes matriciales {1,2;3,4} y valores de error (#VALUE!, #NAME?).
• TRUE y FALSE, referencias estructuradas ([#This Row]); los nombres de hoja y los textos entre comillas se dejan intactos.
• Los espacios y saltos de línea de la fórmula se conservan.

Lo que no hace: Los códigos de formato de TEXT (dd/mm/yyyy, jj/mm/aaaa) no se traducen: se señala. Una función desconocida se deja como está, y se nombra.

Encontrar la fórmula adecuada

Usted sabe lo que quiere, no qué función lo hace. Elija la intención, indique sus celdas: la fórmula se escribe en el idioma de su Excel, y se explica paso a paso.

• Una veintena de intenciones habituales: buscar, contar y sumar por criterios, señalar duplicados, extraer un nombre, diferencias entre fechas, variaciones porcentuales.
• Rangos fijados con $ cuando la fórmula está pensada para copiarse hacia abajo.
• La versión con XLOOKUP para Excel 2021 y Microsoft 365, o INDEX y MATCH para cualquier versión.
• Una celda vacía en lugar de un error, con un clic, cuando el cálculo puede fallar.

Lo que no hace: Las intenciones son las más habituales; una necesidad más rara sigue significando combinar funciones usted mismo. Sin inteligencia artificial: las fórmulas se escriben por reglas, siempre las mismas.